负责办公室：信息安全

BU谷歌驱动器被批准存储保密信息，包括FERPA信息

  • 的谷歌驱动器的BU版本是否已获准入库保密波士顿大学拥有或使用的信息，因此它可以用来存储FERPA涵盖的信息。
  • 注：只有谷歌驱动器的BU版本 被批准后,不谷歌Drive的消费者（个人）版本。本文档将告诉您如何正确设置BU谷歌驱动器，以便安全地使用它来存储保密信息，包括学生记录和受FERPA保护的信息。
  • BU谷歌硬盘不批准存放限制使用的定义保密和限制使用信息。

什么是BU谷歌Drive？

BU b谷歌应用程序是IS&T提供的一组服务，让波士顿大学的人们可以访问谷歌的功能和工具，但有额外的特殊保护和规定，这是谷歌服务的消费者版本所没有的。

BU谷歌Drive是谷歌在本特殊合同下提供的基于云的文件存储服务。

使用BU谷歌Drive有几个好处：

  1. 它可以让你在任何地方存储和访问你的文件——在网络上，在你的硬盘上，或者在旅途中。在web、计算机或移动设备上更改文件，更新后的版本在安装谷歌Drive的每个设备上都可用。
  2. 如果您的设备有互联网接入，它将与谷歌驱动器保持同步。您的文件自动保持最新。
  3. 这项服务使安全共享和协作更容易：
  • 谷歌驱动器可以让您选择谁可以访问您的文件与易于使用的访问控制。您可以只与某人共享一个特定的文档或文件，或者在谷歌驱动器中设置一个文件夹，以便特定的人可以访问整个文件夹。你的颗粒度取决于你自己。
  • 假设您的权限设置正确，您的文件更安全；你不需要再发送电子邮件附件了。

如果您选择使用BU谷歌驱动器，您将负责正确设置安全性。详情见下文。

指令

所有波士顿大学的教职员工都应该熟悉数据保护标准。这些文件说明如何正确处理机密和限制使用信息。如果您有疑问，请询问您的主管，部门安全管理员或BU信息安全。

安装

  • 安装谷歌驱动器的说明很容易从谷歌获得。
重要的

不遵守数据保护标准可能会对个人、组织或波士顿大学造成伤害。未经授权或不可接受地使用大学数据，包括未能遵守这些标准，构成违反大学政策，并可能使用户撤销使用大学数据或信息技术的特权或纪律处分，直至并包括终止雇用。

在Windows计算机上设置BU谷歌驱动器的说明

  1. 使用受信任的浏览器访问www.bu.edu/google
  2. 您将看到一个欢迎页面。
  3. 点击开
  4. 系统将询问您要设置哪个帐户来使用谷歌Drive。请确保选择您的BU谷歌电子邮件帐户，然后单击Continue。
  5. 您将看到谷歌Drive的在线版本
  6. 如果要在计算机或设备上安装BU谷歌驱动器文件夹，请单击下面红色箭头（带圆圈）所示的位置。(如果你在Mac上这样做，下面的链接会显示“Mac下载驱动器”。当你这样做时，一个安装文件将被下载[蓝色箭头（菱形）]
  7. 点击下载的文件进行安装
  8. 登录到安装完成后打开的页面：
  9. 安装后，您可以在Windows系统托盘中找到谷歌驱动器。下面是它在Windows系统托盘上的样子：

有关BU b谷歌应用程序的更多信息，请参阅Techweb: /tech/services/cccs/email/google/。

在Macintosh电脑上设置谷歌驱动器的说明

  1. 使用受信任的浏览器访问www.bu.edu/google。
  2. 您将看到一个欢迎页面：
  3. 点击开
  4. 系统将询问您要设置哪个帐户来使用谷歌Drive。请确保选择您的BU谷歌电子邮件帐户，然后单击Continue
  5. 您将看到谷歌Drive的在线版本，需要在Mac计算机上下载
  6. 要在Mac电脑上安装BU谷歌驱动器文件夹，请将BU谷歌驱动器文件拖到应用程序文件夹中。
  7. 当您这样做时，将下载一个安装文件[蓝色箭头（带菱形）]。
  8. 然后，您将看到以下消息。单击“打开”以确认下载可信BU谷歌驱动器应用程序
  9. 登录到安装完成后打开的页面：
  10. 安装后，您可以在Windows系统托盘或Mac菜单栏中找到谷歌驱动器。

    有关BU b谷歌应用程序的更多信息，请参阅Techweb: /tech/services/cccs/email/google/。

    安全性：正确设置您的BU谷歌驱动器文件和文件夹访问权限

    当你已经成功安装了BU谷歌驱动器为您的Mac/PC，我的驱动器的内容将同步与谷歌驱动器文件夹的内容在您的个人电脑上。您可以将已与您共享的文件移动到“我的驱动器”，也可以将文件导出给要与之共享安全文档的选定用户。

    谷歌提供谷歌驱动器安全的详细说明：https://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=en&answer=2494822&topic=2816927&rd=1

    BU谷歌Drive的默认行为是，您上传的任何文件都只能由您访问。如果您希望其他人能够访问该文件或文件夹，则必须显式地授予他们访问权限。

    谷歌Drive提供了两种访问他人的方式，

    1. 链接访问：任何人都可以访问文件，如果你给他们一个秘密链接。对于不包含任何敏感数据的文件很好，但是应该避免任何敏感的文件。无需登录；任何有链接的人都可以找到这个文件。
    2. 命名访问：指定的个人可以访问文件

    只有指定的人员（您在谷歌驱动器中指定的人员）可以访问该文件。这将要求他们在谷歌允许他们访问文件之前登录。

    如果要将BU Confidential数据放在BU谷歌驱动器上，则只需要使用命名访问。

    https://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=en&answer=2494886&topic=2816927&ctx=topic

    与电子邮件地址或邮件列表共享文件

        1. 去drive.google.com。
        2. 创建一个文件夹，其中包含要共享的机密文件。在这个例子中，我创建了一个名为“机密文件”的文件夹。
        3. 选中你想要共享的文件或文件夹旁边的方框（红色箭头），然后点击共享图标（蓝色箭头）。你也可以通过点击文件夹... ...旁边的向下箭头，然后选择共享（蓝色箭头带菱形）来进行权限设置。

      在iOS设备上设置谷歌驱动器的说明

      一旦你设置了你的BU谷歌驱动器（如上所述），你可以通过你的iOS设备访问它：

          1. 去iPhone或iPad上的App Store通过IOS访问它。
          2. 在App Store中搜索“谷歌Drive”

       

      异常

      BU信息安全被授权对本文档中规定的要求进行例外处理。批准的任何例外情况都需要对情况进行彻底审查，并将以实施适当的补偿控制为基础。所有例外情况必须按照风险接受政策进行记录和批准（联系BU信息安全）。

      参考文献

      b谷歌提供的澳门威尼斯人注册GoogleDrive的文档：

      波士顿大学数据保护标准：

        • 数据分类策略
        • 数据访问管理策略
        • 身份和访问管理策略

          波士顿大学FERPA政策：

          应该直接链接到DPStandards: /policies/data-protection-standards/

          破碎的形象

          这个说明列表中的每个项目都以一个破碎的图像结束，并链接到我们的一般支持页面。

          建议我们只是摆脱图像和链接。E

          这个说明列表中的每个项目都以一个破碎的图像结束，并链接到我们的一般支持页面。

          建议我们只是摆脱图像和链接。

          这个说明列表中的每个项目都以一个破碎的图像结束，并链接到我们的一般支持页面。

          建议我们只是摆脱图像和链接。

          破碎的链接。也许应该是：https://support.google.com/drive/answer/2424384?hl=en&co=GENIE.Platform%3DiOS

          在每一步结束时破碎的图像。删除和删除链接

          是否有风险接受政策？

          应该是数据保护标准：/policies/data-protection-standards/

          也许应该：/tech/about/policies/1-2-d-2-destruction-of-individual-files-on-reusable-media/

          BU谷歌驱动器被批准存储保密信息，包括FERPA信息

          • 谷歌Drive的BU版本已被批准用于存储波士顿大学拥有或使用的机密信息，因此它可用于存储FERPA涵盖的信息。
          • 注意：只认可谷歌Drive的BU版本，不认可谷歌Drive的消费者版本。本文档将告诉您如何正确设置BU b谷歌驱动器，以便安全地使用它来存储机密信息，包括受FERPA保护的学生记录和信息。
          • BU谷歌驱动器未被批准存储限制使用信息。机密和限制使用信息的定义：数据保护标准

          什么是BU谷歌Drive？

          BU b谷歌应用程序是IS&T提供的一组服务，让波士顿大学的人们可以访问谷歌的功能和工具，但有额外的特殊保护和规定，这是谷歌服务的消费者版本所没有的。

          BU谷歌Drive是谷歌在本特殊合同下提供的基于云的文件存储服务。

          使用BU谷歌Drive有几个好处：

          1. 它可以让你在任何地方存储和访问你的文件——在网络上，在你的硬盘上，或者在旅途中。在web、计算机或移动设备上更改文件，更新后的版本在安装谷歌Drive的每个设备上都可用。
          2. 任何时候你的设备有互联网接入，它检查谷歌驱动器。您的文件将自动同步并保持最新。
          3. 这项服务使安全共享和协作变得更加容易：
          • 谷歌驱动器可以让您选择谁可以访问您的文件与易于使用的访问控制。您可以只与某人共享一个特定的文档或文件，或者在谷歌驱动器中设置一个文件夹，以便特定的人可以访问整个文件夹。你的颗粒度取决于你自己。也就是说，我们建议通过保持您设置的权限简单，为您想要与之共享文档的每个不同组/社区设置一个文件夹，从而使安全性易于维护。
          • 假设您的权限设置正确，您的文件更安全；你不需要再发送电子邮件附件了。

           

          如果您选择使用BU谷歌驱动器，您将亲自负责正确设置安全性。详情见下文。

          BU谷歌驱动器的安全级别批准

          内部

          • 如果你打算在云中存储文件，即使它们只包含内部数据，我们建议你使用b谷歌Apps的BU版本（而不是消费者版本）。BU版本包含消费者版本不具备的隐私和安全特性。

          保密

          • 只有谷歌Apps的BU版本可以用于存储机密数据。
          • b谷歌Apps的消费者版本不允许存储任何分类高于Internal的数据。

          限制使用

          • 无论是BU谷歌Apps还是消费者版谷歌Apps都没有被批准存储或处理限制使用数据。

          指令

          所有BU的教职员工都应该熟悉数据保护标准，包括数据管理指南，数据保护要求和最低安全标准。这些文件说明如何正确处理机密和限制使用信息。如果您有疑问，请询问您的主管，部门安全管理员或BU信息安全。

          安装和设置，包括正确设置安全

          安装谷歌驱动器的说明很容易从谷歌获得。但是，如果您打算使用BU b谷歌驱动器来存储机密数据，那么正确保护您上传的文件和文件夹是很重要的。这些链接将向您展示如何设置BU谷歌Drive并正确设置安全性，以便人们只能查看您授权他们查看的文件。

          单击链接跳转到特定操作系统的说明。

          设置好BU谷歌Drive后，不要忘记：

          重要的

          不遵守数据保护标准可能会对个人、组织或波士顿大学造成伤害。未经授权或不可接受地使用大学数据，包括未能遵守这些标准，构成违反大学政策，并可能使用户撤销使用大学数据或信息技术的特权或纪律处分，直至并包括终止雇用。

          在Windows计算机上设置BU谷歌驱动器的说明

          1. 使用受信任的浏览器访问www.bu.edu/google
          2. 您将看到一个欢迎页面。
          3. 点击开
          4. 系统将询问您要设置哪个帐户来使用谷歌Drive。请确保选择您的BU谷歌电子邮件帐户，然后单击Continue
          5. 您将看到谷歌Drive的在线版本
          6. 如果要在计算机或设备上安装BU谷歌驱动器文件夹，请单击下面红色箭头（带圆圈）所示的位置。（如果你在Mac上这样做，下面的链接会显示“Mac下载驱动器”。）当您这样做时，将下载一个安装文件[蓝色箭头（带菱形）]。
          7. 点击下载的文件进行安装
          8. 登录到安装完成后打开的页面：
          9. 安装后，您可以在Windows系统托盘中找到谷歌驱动器。下面是它在Windows系统托盘上的样子：

          有关BU b谷歌应用程序的更多信息，请参阅techweb: /tech/services/cccs/email/google/

           

           

          在Macintosh电脑上设置谷歌驱动器的说明

          1. 使用受信任的浏览器访问www.bu.edu/google
          2. 您将看到一个欢迎页面：
          3. 点击开
          4. 系统将询问您要设置哪个帐户来使用谷歌Drive。请确保选择您的BU谷歌电子邮件帐户，然后单击Continue
          5. 您将看到谷歌Drive的在线版本，需要在Mac计算机上下载
          6. 要在Mac电脑上安装BU谷歌驱动器文件夹，请将BU谷歌驱动器文件拖到应用程序文件夹中。
          7. 当您这样做时，将下载一个安装文件[蓝色箭头（带菱形）]。
          8. 然后，您将看到以下消息。单击“打开”以确认下载可信BU谷歌驱动器应用程序。
          9. 登录到安装完成后打开的页面：
          10. 安装后，您可以在Windows系统托盘或Mac菜单栏中找到谷歌驱动器。

          有关BU b谷歌应用程序的更多信息，请参阅techweb: /tech/services/cccs/email/google/

           

           

          安全性：正确设置您的BU谷歌驱动器文件和文件夹访问权限

          当你已经成功安装了BU谷歌驱动器为您的Mac/PC，我的驱动器的内容将同步与谷歌驱动器文件夹的内容在您的个人电脑上。您可以将已与您共享的文件移动到“我的驱动器”，也可以将文件导出给要与之共享安全文档的选定用户。

          谷歌提供谷歌驱动器安全的详细说明：https://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=en&answer=2494822&topic=2816927&rd=1

          您应该已经设置了您的BU谷歌驱动器，这样您上传的任何文件都只能您自己访问（默认行为）。如果您希望其他人能够访问该文件或文件夹，则必须显式地授予他们访问权限。

          谷歌Drive提供了两种访问他人的方式，

          1. 如果你给他们一个秘密链接，任何人都可以访问它。在安全领域，这被称为“模糊安全”，对于不包含任何敏感数据的文件是可以接受的，但对于任何敏感数据都是不可接受的。无需登录；任何有链接的人都可以得到这个文件…
          2. 只有指定的人员（您放入谷歌驱动器中的人员）可以访问该文件。这将要求他们首先登录，以便系统在允许他们访问文件之前知道他们是谁。

          如果要将BU Confidential数据放在BU谷歌驱动器上，则只需要使用命名访问。

          https://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=en&answer=2494886&topic=2816927&ctx=topic

          我们建议你在文件夹级别这样做，但是如果你想如果你想对文件这样做。

          给的例子:

          与电子邮件地址或邮件列表共享文件

            1. 去drive.google.com。
            2. 创建一个文件夹，其中包含要共享的机密文件。在这个例子中，我创建了一个名为“机密文件”的文件夹。
            3. 选中你想要共享的文件或文件夹旁边的方框（红色箭头），然后点击共享图标（蓝色箭头）.你也可以点击文件夹... ...旁边的向下箭头，然后选择共享…（蓝色带菱形箭头）来进行权限设置。

           

            1. 确保“谁拥有访问权限”为“私有-只有下面列出的人可以访问”（红色箭头w圆圈）。如果不是这样，请单击“更改…”（蓝色箭头带菱形）。
            2. 选择“Private”，单击“Save”

           

          1. 要添加人员，请滚动到屏幕底部并添加他们的BU电子邮件地址。您可以添加单个人员、邮件列表或从联系人中选择。
          2. 从每个协作者旁边的下拉菜单中选择访问级别：“可以查看”、“可以评论”（仅限谷歌文档、电子表格和演示文稿）或“可以编辑”。
          1. 单击“共享并保存”。如果您将任何文件上传到该文件夹，它将继承这些位置。
          2. 您还可以通过选中该文件旁边的框，然后单击共享图标来设置单个特定文件的权限：

           

          GD_AddPersonLogo

          在iOS设备上设置谷歌驱动器的说明

          一旦你设置了你的BU谷歌驱动器（如上所述），你可以通过你的iOS设备访问它：

          1. 到iPhone或iPad上的App Store访问http://www.google.com/mobile/ios/
          2. 在App Store搜索“谷歌Drive”。
          3. 查找带有驱动器图标的搜索结果：
          4. 选择要在哪个设备上安装谷歌驱动器并安装应用程序。
          5. 打开应用程序并登录谷歌驱动器。

          iOS_MainScreenGDApp_Get Started

          异常

          BU信息安全被授权对本文档中规定的要求进行例外处理。批准的任何例外情况都需要对情况进行彻底审查，并将以实施适当的补偿控制为基础。所有例外情况必须按照风险接受政策进行记录和批准（联系BU信息安全）。

          参考文献

          b谷歌提供的澳门威尼斯人注册GoogleDrive的文档：

          波士顿大学数据保护标准：

          波士顿大学FERPA政策：