遵循以下步骤并回答相关问题,以确保在BU成功举办活动。这将为你的部门带来价值,并支持大学的整体发展目标。检查政策,了解什么是允许在校园内发生的(什么是不允许的)。
制定目标
- 你想要什么样的活动?
- 你的目标受众是谁?拟定你的宾客名单。
- 这个活动的目的是什么?你希望这次活动的结果是什么?你希望你的客人从这次活动中得到什么?
- 这个活动的目的是什么?你希望这次活动的结果是什么?你希望你的客人从这次活动中得到什么?
- 你想要的事件是实现你目标的最合适的方式吗?
- 这个项目对整个大学有什么价值?
- 谁将是该计划的参与者?
- 如果这是一个过去已经做过的活动,你是否分析过目的和受众,以确定它是否仍然是对大学资源的最有效利用,还是“因为我们一直都有”?
选择日期和地点
- 你希望活动的日期是什么时候?在确认之前,与所有重要的参与者明确日期。请务必与学术日历以及校园信息和访客关系维护的日历核对您想要的日期,以防止任何可能的冲突。
- 你确认过你的约会和任何重要的宗教仪式没有冲突吗?
- 一定要为您的活动选择备份日期。
- 你预计会有多少人参加?
- 什么样的场地对你的活动最有利?
- 你需要什么类型的音频/视频设备来支持你的活动?
- 使用波士顿大学的房间调度系统25Live为你的非学术活动申请一个空间。大学预订将在两个工作日内回复,并保留分配给您的活动的空间。只有在25Live上提出请求并得到大学预订部的批准后,才能确认预订。
- 不确定什么空间适合你的活动,或者你的活动是否有复杂的日程安排需求?联系活动与会议总监,电话:3-2769;他将很乐意与您讨论您的活动并推荐空间解决方案。
- 如果你计划一个户外活动,你是否确定了一个室内场地或在恶劣天气下的备用计划?
- 外地参加者和/或客人需要酒店住宿吗?您是否预订了房间和/或直接进行了必要的预订?
制定预算
- 在安排旅行、餐饮、印刷和其他费用之前,建议写一份包括所有预期支出的活动预算。典型的预算项目包括:
- 设施费用(包括设施管理费)
- 餐饮
- 设备租赁(桌椅帐篷等)
- 装饰(亚麻/印花/道具/等等)。
- 音频/视频设备
- 印刷/宣传资料(包括网站)
- 邮资
- 交通费(含停车费)
- 娱乐
- 警察
- 但是摄影
- BU制作(摄像)
- 你的活动是否收取出席费?这笔费用是用于支付成本、实现收支平衡,还是用于盈利/筹款?你的票价是否符合你的收入目标?
- 你会尝试寻找赞助商吗?赞助的好处是什么(项目手册上的名字,活动的宣传材料等)?
制定沟通计划
- 你的活动的主要信息或主题是什么?
- 该活动将如何营销和/或推广(邀请、传单、文章、海报、电子邮件、网站)?
- 你是希望媒体参与你的活动,还是希望媒体报道你的活动?别忘了联系媒体关系
- 大学是否有办法从你的活动中获得更多的效果?
- 你是否考虑过联系营销与传播部门来讨论你的传播计划?
建立展示流程
- 你的活动要怎么组织?
- 你需要一个mc吗?
- 你的参与者的顺序是什么?
- 是否所有参与者都被告知他们在活动中的确切角色(发言5分钟,准备问答,剪彩等)?
- 如果您的节目有多位演讲者,您是否为每位演讲者提供了演讲要点?
- 您是否需要编写一个脚本来将事件的所有组件连接在一起?
- 你的活动是否需要包括任何“拍照的机会”,比如剪彩或颁奖典礼?你确定了这些活动将在项目的什么地方进行,谁将参加吗?
- 你是否为你的活动准备了分分钟计时?你检查过了吗,是否有需要改进的地方?例如,如果你的活动中有3个独舞者,他们都需要吗?此外,这份每分钟的报告应该连同任何其他的具体说明一起发给所有的参与者,这样他们就能知道他们在哪里以及如何适应你的项目。
- 如果校长或教务长将在你的活动中担任一个角色,你是否完成了他们的演讲清单?
进行物流现场考察
- 安排时间与设施经理、餐饮经理(如果需要)以及任何内部/外部供应商一起参观您的活动场地,讨论您的活动计划和所需的设置。
- 您的设施是否有能力提供所需的所有音频/视频支持?
- 您的设施是否有您项目所需的所有家具和设备(桌子、椅子、衣架、画架、绳子和支柱等)?不要忘记在你的整体计算中包括餐饮服务的家具需求。
- 你们工厂有网络连接吗?电话联系吗?你知道电源插座在哪里吗?
- 一定要确定洗手间和紧急出口的位置。
- 你还需要其他的装饰品或道具吗?你的预算计划里包括这些了吗?
- 你需要为你的项目租一些东西吗?
- 你给你们的设施经理一份房间布局图了吗?
制定人员配备计划
- 在活动策划阶段,您是否可以将活动的某些方面委托给澳门威尼斯人注册?如果是这样,一定要设定进度的最后期限。
- 为了准确地回答问题,你们部门的每个人都熟悉这个活动的基本知识吗?他们知道该如何回答更详细的问题吗?
- 您是否需要为这个活动雇佣额外的员工(临时员工/学生员工/顾问)?如果是这样,一定要把它包括在你的预算计划中。
- 准备一个“一天”的员工计划。您是否需要员工:
- 欢迎并指导项目参与者?
- 欢迎和引导客人?
- 准备好登记/入住表了吗?
- 充当引座员/引座员
- 作为“展示流程”的监控器(谁负责保证程序按时完成?)
- 充当解决问题的人?
- 充当飞蚊?
- 至少在活动前两天与员工沟通员工计划。确保每个人都熟悉他们的任务。
- 员工在活动当天遇到任何问题应该向谁求助?确保与您的活动人员沟通这些信息。
- 准备一份员工、志愿者和其他主要电话号码的电话名单,必要时分发给员工。
- 在你的活动中会有特别的客人(赞助人/潜在客户/政要等)需要特别的陪同吗?
在T上划线,在I上点
- 两遍检查,三遍检查,四遍检查!
- 回顾一下你的“待办事项”清单,确保所有项目都已完成。
- 与项目参与者确认安排,确保每个人都知道他们需要在哪里,什么时候到那里,以及他们被期望做什么。
- 项目参与者是否需要对活动场地进行演练?
- 您的员工和志愿者是否需要在活动场地进行“预演”?
- 你有没有给出最后的餐饮保证?你的客人有特殊的饮食需求吗?
- 你准备好需要的简报材料了吗?
- 你准备好活动箱了吗,里面有需要的物品(订书机、剪贴板、名牌等)?
- 你有按字母顺序排列的客人名单吗?
- 如果门票正在出售,准备一个现金箱,并在手边准备足够的零钱。
跟进和解决遗留问题
- 清理与活动相关的物品,并归还任何借用的物品。确保所有的租赁物品已被卖方领取。
- 确保任何报销所需的收据。
- 确保供应商发票的安全并启动付款流程。
- 为历史目的创建最终活动预算;协调与预计预算的任何重大差异
- 记录活动过程,包括最终预算和任何需要改进的地方。
- 向项目参与者和/或特别嘉宾发送感谢信。