赞助奖项费用分摊的处理，程序

1. 目的

波士顿大学从联邦政府和其他来源获得大量资助，以支持赞助项目。这些资金来源可能需要大学分担或匹配费用。成本分担是大学对项目总成本的财务承诺，来自授权机构以外的来源。在准备提案、请求大学批准、谈判奖励、转移成本分担基金和向赞助商提交财务报告时，必须以一致和统一的方式处理费用分摊。

所有参与成本分担的员工都必须了解成本分担承诺的过程和含义，以便确定成本分担何时合适，以及如何准确地记录和报告成本分担费用。

2. 覆盖的方

此程序适用于所有在赞助资助提案和协议中承诺成本分担资金的个人。这些协议可能来自联邦和非联邦赞助商。

3. 定义

强制性成本分担

强制性费用分摊是指需要大学对项目做出贡献，作为获得奖励的条件。强制性费用分摊可以是一个特定的金额，作为发起人要求的费用的百分比，也可以不指定金额。

自愿承诺分担费用

自愿承诺的成本分担是与赞助项目相关的成本，由大学和/或其他非赞助资金支持，这些资金在提案中有详细说明，但不是赞助商要求或资助的。一些常见的例子包括：

• 包括在提案预算中或提案文本中未要求补偿或仅要求部分补偿的教员或高级澳门威尼斯人注册网站研究人员的努力百分比。
• 为提案中指明的项目购买设备，但未要求资金或仅要求部分资金。

某些赞助者，尤其是美国国立卫生澳门威尼斯人注册网站研究院（NIH），对一定工作量的年度工资补偿率施加了限制或“上限”。根据OMB统一指南§200.306，已报销工资（“上限金额”）与未报销工资之间的差额不再被视为自愿承诺的成本分担，因此不在本程序的范围之内。所有超过“上限”的工资将作为工作报告程序的一部分单独跟踪。

自愿未承诺成本分担

自愿未承诺的成本分担是与赞助项目相关的成本，该成本未在提案或与赞助商的任何其他沟通中承诺。这包括澳门威尼斯人注册网站或高级澳门威尼斯人注册网站研究人员在赞助协议中承诺和预算之外的努力。一些常见的例子包括：

• 在提案或奖项中确定的努力之外，捐赠了赞助项目的澳门威尼斯人注册网站努力。
• 赞助项目的学年成果，仅提出了夏季工资，如果该成果没有在预算页面上列出或在提案正文中描述。

自愿的未承诺的费用分摊不应在时间和工作表上报告。

例如，美国国立卫生澳门威尼斯人注册网站研究院的培训补助金就属于自愿分担费用的范畴。美国国立卫生澳门威尼斯人注册网站研究院不要求大学贡献成本分担基金，以补充学生的津贴和学费达到机构标准水平，但我们认识到，这些实际上是大学支持其澳门威尼斯人注册网站研究生和项目的非常真实的成本。

实物/匹配

一些向一所大学提供资金的赞助商坚持要求这些资金与另一方的资金按一定比例匹配，要么来自该大学，要么来自另一个赞助商。匹配的形式可以是资金的实际现金支出，也可以是“实物”匹配，即对项目的非现金捐款的价值。由BU以外的任何一方作出的实物或配对捐款，须由该第三方提供文件，证明该款项以实物/配对方式使用，并可要求提供公平市场价值的证明。如何评估第三方匹配作为成本分摊，在OMB统一指南§200.306中有描述。

4. 大学的过程

波士顿大学强烈反对在向外部赞助商提交提案时自愿承诺分担费用，并期望所有提交的提案仅包括满足赞助商要求所需的最低费用分担。根据OMB统一指南§200.306，“不期望自愿承诺的成本分担。它不能作为申请或建议的优点审查的一个因素，但如果它既符合联邦授予机构的规定，又符合资助机会通知的规定，则可以考虑。”对于大多数赞助商来说，费用分摊并不是获得奖项的必要条件。例如，美国国家科学基金会（NSF）明确禁止在提案中自愿承诺成本分担。

大学通常不会在自愿的基础上分担费用，这符合其从赞助商那里获得在大学进行的澳门威尼斯人注册网站研究和学术活动的公平补偿的目标。只有在竞争环境或获得奖励的机构利益被认为足以保证作出承诺的情况下，才应自愿作出没有赞助商补偿的努力和/或其他类型的承诺。自愿承诺的费用分摊（联邦提案）必须获得CRC校区澳门威尼斯人注册网站研究副总裁和医学院院长的批准。

这是大学承诺为赞助项目分担费用的后果。联邦资助的澳门威尼斯人注册网站研究项目的强制性和自愿承诺的成本分担包括在有组织的澳门威尼斯人注册网站研究直接成本基础中，该基础包括在设施和管理（F&A）的计算中，也称为间接成本或IDC率。有组织澳门威尼斯人注册网站研究直接成本基数的增加可能会导致大学的财务与行政费用比率下降，从而减少大学从赞助项目中获得的间接收入。

成本分担可接受的成本

任何分担费用或匹配资金和所有捐款，包括现金和第三方实物捐款，必须被接受为大学成本分担或匹配的一部分，当这些捐款符合以下所有标准：

• 可从非联邦实体的记录中核实；
• 不包括在任何其他联邦奖励的捐款中；
• 对实现项目或规划目标是必要和合理的；
• 是否如《向赞助奖项收取直接费用的政策》所述是允许的
• 不是根据其他联邦裁决由联邦政府支付的，但授权项目的联邦法规明确规定，为该项目提供的联邦资金可用于匹配或分担其他联邦项目的成本要求；
• 在联邦授予机构要求时，在批准的预算中提供；

未回收的间接成本，包括成本分摊或匹配的间接成本，只有在联邦授予机构事先批准的情况下才能作为成本分摊或匹配的一部分。未收回的间接成本是指向联邦裁决书收取的金额与根据非联邦实体核定的谈判间接成本率本可向联邦裁决书收取的金额之间的差额。

5. 费用分摊程序

A.所有非培训补助金的提案提交

儿童权利公约:

• 在编制拨款申请的初步阶段，首席澳门威尼斯人注册网站研究员会在“建议摘要表格”（PSF）上提出费用分摊基金的要求。
• 项目负责人还需要完成成本分担预算工作表，并与项目负责人提交的PSF一起提交给系主任；申请如获批准，会送交学院/学院院长；然后去澳门威尼斯人注册网站研究副总裁办公室。
• 一旦澳门威尼斯人注册网站研究副总裁审查并批准了成本分担承诺，完成的包将被送回PI提交给赞助项目。

请注意，由于大学预算有限，并非所有费用分摊请求都将获得批准。如果申请需要副教务长/澳门威尼斯人注册网站研究副总裁的费用分摊支持信，请将这封信的草稿作为费用分摊请求包的一部分。

BUMC:

在编制拨款申请的最初阶段，首席澳门威尼斯人注册网站研究员会提出费用分摊基金的要求。

• PI必须填写《非培训费用分摊批准表》，以便对请求进行审核，并确保包含所有相关信息。
• 批准表格由PI发送给系主任；如果申请获得批准，将转交给学院院长。
• 一旦院长审查并批准费用分担承诺，填好的表格将与预算工作表一起发送到赞助项目办公室。

成本分担预算工作表包括一列“BU”，用于包含预算的成本分担部分。这个预算表格现在是提案包所必需的，必须用来代替任何部门工作表或以前使用的成本分摊批准表格。预计PI的学术部门主席和/或院长/中心主任将支付费用份额，或者至少与大学分摊费用。如果有来自多个部门或学院/学院的澳门威尼斯人注册网站，预计两个部门的主席/院长将为批准的费用分摊请求作出贡献。所有费用分摊者（系主任/系主任）必须签署提案摘要表。

一旦所有各方审查了成本分摊请求，将在2个工作日内将PSF返回给请求方，并决定是否已批准。

B.提交培训补助金提案

在编制拨款申请的初期阶段，首席澳门威尼斯人注册网站研究员会提出补充培训补助金的要求。与上述流程类似，PI必须完成成本分担预算工作表，以便于对请求进行审查，并确保所有相关信息都包含在第4部分中。建议摘要表格和成本分担预算工作表应在拨款申请的早期阶段完成，以便有足够的时间进行审查。

申请表格遵循与非培训补助金相同的路线和批准程序（上文所述）。一旦所有各方审查了补充请求，PSF将在2个工作日内返回请求方，并决定是否已批准。如果申请需要副教务长/澳门威尼斯人注册网站研究副总裁的支持信，请在补充请求包中包括该信的草稿。

下表说明了在提案和/或赞助奖项中作出任何费用分摊承诺之前所需的批准。

C.非培训补助金的奖励设置

如果资助是由赞助商授予的，那么赞助项目将收到一份奖励通知（NoA），并作为设立奖项的起点。对于强制性和自愿承诺的费用分担，赞助计划将创建一个费用分担帐户，该帐户位于950xxxxxxx / 955xxxxxxx系列中。对于所有新的成本分摊账户，附加费用将在SAP中进行计算和跟踪。附加费用将在赞助类别03的业务仓库报告中可见；各部门应确保相应的预算。

请注意，对于强制性和自愿承担的费用分摊，可能会根据奖励的条款和条件每年发放账户号码。一些资助机构要求每年对资金进行隔离，因此需要每年发放新的账号来满足这一要求。

批准的费用分摊资金的转移将由SP与预算办公室和澳门威尼斯人注册网站研究办公室共同监督。在每个财政年度的过程中，澳门威尼斯人注册将与部门澳门威尼斯人注册网站研究/拨款管理人员合作，跟踪和转移部门/院长承诺的成本分担，以及集中从澳门威尼斯人注册网站研究办公室预算。SP将按要求向赞助资助机构报告所有费用分摊。

*如果我们被要求向赞助商报告第三方成本分担，部门必须向赞助项目提供第三方的文件以支持该金额。一个例子可能是一个实体向波士顿大学提交发票，因为该实体是该奖项的次级获奖者。

D.培训补助金的奖励设置

如果培训补助金是由赞助商颁发的，那么赞助项目办公室将收到一份奖励通知（NoA），该通知将作为实施奖励的起点。对于CRC：澳门威尼斯人注册网站研究办公室（负责澳门威尼斯人注册网站研究计划和澳门威尼斯人注册网站研究管理专家的助理副总裁）将与预算办公室一起创建新的内部订单（909xxxxxxx系列）并通知PI的部门拨款管理员。

资金的转移将由澳门威尼斯人注册网站研究办公室监督。在每个财政年度的过程中，澳门威尼斯人注册将与部门澳门威尼斯人注册网站研究/拨款管理人员合作，跟踪和转移部门/院长承诺的成本分担，以及集中从澳门威尼斯人注册网站研究办公室预算。澳门威尼斯人注册网站研究办公室还将安排由预算办公室处理的转帐。

对于BUMC：学校或学院的院长办公室将包括在帐户通知中，并将与相关的学校各方合作，为费用分担提供资金。

6. 责任方

7. 相关政策及参考资料

OMB统一指南§200.306

努力证明程序

赞助计划财务报告和清仓政策

8. 历史

费用分担指南已在2011年3月的《赞助项目手册》（第6.6节）中引用。该规定于2014年12月26日生效。

9. 有关表格及文件

• 成本分摊预算工作表
• 建议书摘要表格（PSF）