赞助计划努力认证程序
目的
波士顿大学从联邦政府和其他来源获得大量资助，以支持赞助项目。管理和预算办公室（OMB） https://www.federalregister.gov/articles/2013/12/26/2013-30465/uniform-administrativerequirements-cost-principles-and-audit-requirements-for-federal-awards要求联邦资金的接受者维护一个系统，该系统记录和支持活动的个人分配以及赞助协议的相关工资费用。波士顿大学通过人事活动报告（PAR）系统将这些标准应用于所有赞助商。
PAR系统向外部赞助者保证，资金被适当地用于为他们赞助的项目工作的个人的薪金和工资。它提供了主要的手段来证明支付给赞助项目的薪金和工资是一致的、公平的和及时的。最后，发起人和审计员还必须能够核实为分摊费用拨出的资金是否已提供。PAR制度是大学用来记录成本分担薪金开支的机制。
所有参与认证工作的员工必须明白，不准确、不完整或不及时的工作报告可能导致经济处罚、资金限制，并损害个人和大学的声誉。
覆盖的方
本程序适用于所有由赞助奖项支持的薪金和工资的个人，以及证明其他个人努力的个人。
定义
努力
努力是指个人在任何大学活动上花费的时间，以个人在大学总努力的百分比表示。
大学总努力
大学总努力是指个人获得大学补偿的所有专业活动或努力的总和。大学总努力不是基于“标准”工作周。如果一个获得100%预约补偿的人每周工作50个小时，那么25个小时将占他或她在大学总努力的50%。如果一个获得50%预约补偿的人每周工作30个小时，那么30个小时将代表他或她在大学的全部努力。
大学总努力通常包括外部资助的澳门威尼斯人注册网站研究活动、部门澳门威尼斯人注册网站研究、教学、临床服务、行政职责和提案写作。Total University Effort之外的活动包括个人咨询和其他外部有偿专业工作，如承诺冲突政策所述，志愿者个人社区或公共服务，以及谅解备忘录（MOU）中记录的退伍军人管理医院有偿活动。
偶然的工作
根据OMB统一指南§200.430补偿-个人服务（ii）附带活动：
“根据书面机构政策（以不超过机构基本工资的费率）允许补充报酬的附带活动不需要列入记录”，也不被视为个人任务的常规部分。
附带付款的例子包括：持续时间不超过4.5个月的一次性活动的薪金补偿金；或酬金、奖金、奖金和某些福利，在所得税中必须申报为“工资”，但不代表工作报酬，例如，超过年度门槛的澳门威尼斯人注册网站研究生课程学费减免，以及代替立即归属于退休计划的工资。波士顿大学的附带工作通常与赞助项目无关，并由特定的工资类型指定。虽然大学确实为附带工作提供补偿，但个人不需要在PAR上证明这一努力。
工作认证
努力证明是由完成每个PAR的个人证明，表格上报告的努力百分比是准确的，并合理地反映了他们在报告期间的专业活动。
成本分摊
成本分担是指项目或计划成本中不由发起人报销的部分。
强制性成本分担
强制性成本分担是赞助商要求作为奖励条件的成本分担。
自愿承诺分担费用
自愿承诺成本分担是与赞助项目相关的成本，在提案中确定，但不是由赞助商要求或资助的。自愿承诺分担费用的最常见形式是由首席澳门威尼斯人注册网站研究员或其他关键人员提议或承诺超出所要求的相应薪金支助的努力水平。
此外，某些赞助者，尤其是美国国立卫生澳门威尼斯人注册网站研究院，对给定工作量的年度工资偿还率施加限制或“上限”。报销工资（“上限金额”）和未报销工资之间的差额，虽然不再是自愿承诺的成本分摊，但我们仍然必须将其作为我们的财务和行政费用分摊率提案的一部分，因此必须继续记录在PAR的成本分摊部分。请参阅上限工作表- 9个月的教员（下载）或12个月的教员（下载）-以协助计算上限成本分摊。
PI和其他关键人员仍然必须投入商定的工作量，无论要求的工资支持和/或发起人施加的工资上限如何。
自愿未承诺成本分担
自愿未承诺成本分担是指在奖项有效期内承担的成本和/或活动，既未在提案中承诺，也未作为奖项的条件要求。自愿未承诺费用分摊不需要记录或核算。
大学的过程
大学致力于确保通过人事活动报告系统（或通过某些学生员工的每周时间表）认证的工作的准确性。由赞助项目支付工资的教职员工必须通过定期的个人par认证来证明这个时间的准确性。支付给赞助协议的个人工资的百分比不能超过认证期间在该项目上花费的总努力的百分比。
A.成果认证期
par由赞助计划、奖励后定期为所有薪酬由赞助奖励支持的员工产生，按照以下时间表：
- 教员、管理人员、专业人员、非专业人员、文书人员、技术人员和学生雇员：每半年为一月至六月及七月至十二月
对于每周使用时间表支付工资的学生，par不会生成。相反，每周的时间表可以作为他们努力的证明。他们的直接主管被指定为负责官员，使用适当的核查手段，确保工作时间合理地反映了为赞助协议所付出的实际努力。
B.努力承诺
赞助者通常认为，如果项目建议随后被授予，那么项目建议的工作量估计就是承诺。已对其作出此类承诺的主要调查人员和其他关键人员负责确保履行这些承诺。这包括未要求提供薪金支助的工作承诺（自愿承诺费用分担）或担保人要求的工作承诺（强制费用分担）。
对于联邦奖励，在pi在当前预算期间减少超过25%的工作量或计划缺席任何连续3个月或更长时间之前，他们必须联系赞助项目办公室以处理事先赞助商批准的请求。对于NIH奖励，事先批准要求仅适用于奖励通知中特别指定的关键人员。对于非联邦奖，事先批准的要求因赞助商而异。项目负责人应查看具体的奖励条款，如有疑问请联系OSP。
C.最大和最小努力
由于其他责任，包括教学、行政工作、病人护理、竞争性提案写作和服务，大多数澳门威尼斯人注册网站无法将100%的时间投入到赞助活动中。因此，除非某一教员的具体情况有明显的不同，否则，教员的总努力和工资通常不应在给定的努力期内由赞助项目100%支持。这种情况可能包括休假，休假，或从教学和其他责任中解脱出来。在非赞助活动上花费的时间的工资支持不得计入赞助资金来源。
在整个资助期内，项目负责人不能证明资助项目的努力为0%。他们必须证明在任何一个工作期间的工作声明中至少有1%的工作，以准确地反映他们对项目的领导，除非发起人特别豁免。额外的豁免可能包括院长/助理教务长/经教务长批准的副教务长，设备和仪器补助金，论文和培训补助金以及有限目的补助金，如旅行补助金和会议支持。
D.认证资格
所有学院和非学院的pi必须证明他们自己的par。非澳门威尼斯人注册网站人员，如专业人员和实验室技术人员可以证明他们自己的par或PI或其他负责官员可以使用适当的验证方法来证明工作已经完成。学生的努力应由学生的导师或PI认证。
鉴于大学目前因COVID-19而处于远程工作状态，以及预计无法访问扫描仪和/或电子签名，自2020年3月12日起，par可以根据本节的指导方针通过电子邮件进行认证。2020财年PAR期间（2019年7月至12月）和2020年1月至6月)以及21财年PAR期间（2020年7月至12月）将继续接受电子邮件认证。
一般来说，一个部门的澳门威尼斯人注册网站研究管理员不会事后知道一个人的全部工作努力，也不应该证明澳门威尼斯人注册网站研究人员的努力，除非他们有直接了解并拥有适当验证手段的个人的书面事后确认。
E. PAR流程
par包含预先打印的信息，表明个人的大学工资分配给赞助项目来源和其他非赞助大学活动的百分比，在“收取工资的百分比”栏中。这些工资分配百分比不是努力百分比；它们仅供参考之用；资格是基于SAP工资类型。例如，工资类型1020“常规工资-澳门威尼斯人注册网站”包括在PAR中，而工资类型2021“奖金”不包括在PAR中。SAP工资类型的完整列表可以在努力认证和补偿下在线找到。
请注意，PAR表单是为从赞助计划内部订单号支付的所有个人生成的。在PAR期间未从赞助项目获得付款，但通过强制性和/或自愿承诺分担费用的形式努力的个人应通过effort@bu.edu与赞助项目联系，要求PAR进行认证。
认证机构应审查PAR上的工资分配百分比，并确定这些百分比是否合理地对应于PAR上规定的时间段内个人在每个项目或活动中实际付出的努力百分比。诸如资金可用性等因素不应影响PAR的认证。
填写表格的人应该根据波士顿大学支付补偿的所有活动，在“花费的努力的百分比”一栏中输入实际的努力，只能使用整数。为了确保强制性成本分摊和自愿承诺成本分摊的适当文件，在不收取工资的赞助协议上所花费的工作应在表格的“成本分摊活动”部分输入。所花费的总工作量不能大于或小于100%。认证人应在“付出努力的证明”部分填写并签署表格。
如果表格上的工资分配百分比大于个人在列出的项目或活动（或可能未列出的其他项目或活动）中实际付出的努力百分比，则必须通过SAP中的工资成本分配屏幕提交工资调整，以支持修改后的百分比，并附上PAR。有关工资再分配的其他信息，请参阅请参阅赞助项目薪资调整政策下的大学薪资调整政策。
F.认证时间
教员、pi和其他个人负责在PAR系统生成人事活动报告后的60个日历日内完成人事活动报告。工作报告部负责确保在90天内收到所有人事活动报告。
鉴于2019冠状病毒病导致的大学目前的远程工作状态及其固有的预期延迟，在2020财年PAR期间（2019年7月至12月）和2020年1月至6月)以及21财年PAR期间（2020年7月至12月）有效，工作报告部门负责确保在120天内收到所有人员活动报告。
在特殊情况下，教职员工无法证明他/她的努力报告，应通知财务事务助理副校长，以确定采取适当的步骤来实现有意义的认证。
G.教员任期为9个月
根据赞助政策和系主任和学院/学院院长的批准，获得9个月学术任命补偿的澳门威尼斯人注册网站可以额外花费最多三个月的暑期工作，并获得最多三个月的额外工资。
如果澳门威尼斯人注册网站在夏季期间有行政或其他非澳门威尼斯人注册网站研究责任（包括假期），他们可能无法将100%的精力投入到资助项目中，因此不能从资助项目中申请3个月的工资。与澳门威尼斯人注册网站研究副校长办公室联系，审查并确认夏季工资资格。
H.工资重新分配和重新认证
一旦完成工作证明，只有在极少数情况下才允许随后进行薪金调整。如果有必要调整先前认证的工作期的工资费用，则必须修改PAR以包括调整并附加到SAP中相应的人事操作屏幕。SAP中的工资成本分配屏幕已被修改，以包括先前在工资调整申请表（SARF）上详细说明的解释框。当通过工资成本分配屏幕提交变更时，不再需要SARF。与往常一样，任何薪资变动都必须详细说明调整的必要性和随后的重新认证。PAR必须列出修改后的工作量百分比，每个更改都由员工签名。所有文件必须由赞助项目助理副总裁批准。有利于担保人的工资重新分配总是会被批准的。
一、违规处罚
如果par没有及时完成和返回，工资和薪水可能就无法维持，因为如果一个人的一小部分努力是未知的，那么就不可能确定整个努力。因此，与未经认证的赞助奖励工作相关的成本可能会被移除并记入部门帐户。此外，已知严重不准确的par认证可能会使完成报告的个人受到纪律处分。
所有参与认证工作的员工必须明白，不准确、不完整或不及时的工作报告可能导致经济处罚、资金限制，并损害个人和大学的声誉。
责任方
| 主题 | 联系 | 电话 |
|
赞助项目，预奖 | 617-353-4365 |
|
赞助项目，Post Award | 617-353-4555 |
相关政策及参考资料
历史
该程序于2010年9月通过；2012年7月更新；2013年2月更新；2014年9月更新；2015年7月更新