服务中心行政、财务和会计程序
财务会计手册
目的
服务中心在费率制定的方法、费率的允许成本组成部分以及服务中心的一般财务管理方面受到严格的联邦监管要求的约束。所有服务中心均按照联邦法规第2卷第2副标题A第二章第200部分统一管理要求、成本原则和联邦奖励审计要求第E部分-成本原则以及本波士顿大学服务中心财务和会计手册中列举的其他联邦和大学法规和程序进行运营。以下章节提供了详细的指导，以便中心能够按照规定运作。
覆盖的方
本节中的信息旨在为服务中心主任，行政人员，核心用户委员会，核心咨询委员会，澳门威尼斯人注册网站研究副院长（BUSM）和副教务长/副总裁澳门威尼斯人注册网站研究提供需求和模板的简要摘要，这些要求和模板将有助于服务中心的审查和批准过程。
定义
适用的信贷
抵消或减少成本的交易，如购买折扣、回扣、津贴、退款等。为了将服务中心成本计入联邦资助的项目，适用的抵免额还包括服务中心资产或运营的任何联邦直接融资（例如，联邦项目对服务中心设备或人员的直接资助）。
辅助企业
主要为学生、教职员工和其他个人使用提供商品或服务的活动，而不是为大学内部运作提供服务的活动。辅助企业的例子包括宿舍、餐饮服务和停车服务。辅助企业不受本政策声明约束。
计费率
收费：为一单位商品或服务向用户收取的费用计费费率的计算方法是将一项服务的年度总成本除以预计在该年提供给该服务用户的计费单位总数。
计费单位
由服务中心提供的服务单位。计费单位的例子包括服务时间、动物护理日、进行的测试、设备使用时间等。
赤字
在一个财政年度内，提供一项服务的成本超过该服务产生的收入的数额。
直接经营成本
服务中心所提供的一项服务的所有成本。所有的直接费用必须预算并直接支付给服务中心。这些费用包括直接参与提供服务的大学教职员工的薪金、工资和附加福利、材料和用品、购买的服务、差旅费、设备租赁或折旧，以及与设备购置相关的利息（如果超过10,000美元并预先批准）。
设备
资产：使用寿命等于一年或一年以上，购置成本为5000美元或以上的有形财产低于这个数额的采购被视为小型装备或消耗品。请参考大学对总账代码的定义，以正确分类费用：总账代码和描述。
设施及行政费用
设施和行政（F&A）成本也被称为“间接成本”或“间接费用”，它们是大学行政和支持职能的成本。财务与行政费用包括一般行政和一般费用，如行政管理、工资、会计和人力资源管理；运营和维护费用，如公用事业、建筑物维护和保管服务；建筑物折旧及与建筑物融资有关的利息；院系提供的行政及支援服务；图书馆;以及为赞助项目提供的特别行政服务。
担保账户
用于抵销超过可结转到未来汇率的金额的任何赤字的帐户。
内部服务中心管理费用
指服务中心所提供的某项服务，而不是服务中心所提供的某项服务的具体费用，如服务中心主任的部分工资和福利、行政人员的部分工资和福利、办公费用等。
充电活动
充值业务是部门单位，主要向大学院系提供商品和/或服务，收取费用，提供这些商品和/或服务的年度直接成本总额不超过50,000美元。计费费率仅包括直接费用。
服务中心
服务中心（service center， SC）是一个组织单位，它向波士顿大学各院系提供特定类型的商品或服务，而不是向个人或公众提供，并由用户运营账户的部门间费用支持。用户通常决定他们获得的商品/服务的数量。这种产品/服务可以从商业渠道购买，但出于方便、成本或控制的原因，通常通过BU服务中心更有效地提供。一般来说，SC收取的费率是为了收回运营成本而制定的。标准服务中心提供的活动须附有差饷表，并：
- 主要为其他BU部门、赞助项目或活动提供商品/服务；
- 作为一个独立的单位运作，控制持续活动的收入和费用；
- 向所有内部用户平等收取服务费用，计算费率以在固定时间内收回其成本；和
- 对外部实体的销售，如果有的话，通常是附带的。
特别服务设施（SSF）
该设施提供高度复杂或专业化的设施服务，如电子计算机中心、动物护理设施、风洞、反应堆和基因组阵列处理，通常每年的运营费用为100万美元或更高。
盈余
在一个财政年度内，服务产生的收入超过提供该服务的成本的数额。
禁止的成本
不能直接或间接向赞助项目收取的费用。这些费用在联邦管理和预算局发布的统一指南中有详细说明。不允许的成本的常见例子包括广告、酒精饮料、坏账、慈善捐款、娱乐、罚款和处罚、个人使用的商品和服务、利息（与购买或建造建筑物和设备有关的利息除外）、销售和营销费用。
使用寿命
基本设备和建筑物提供有用服务的估计时间。大学决定了设备的使用寿命。
服务中心财务及会计程序
服务中心通常被称为“核心设施”，其运作方式类似于小型企业——采用各种教职员工、物资和设备组合来提供商品和服务。该中心根据批准的费率表开具发票并向用户收费。偶尔，外部实体可能会使用服务中心，但预计会优先考虑内部BU用户。中心主任负责中心的运作和财务管理。
商业计划
制定强有力的业务计划是确定对核心的实际需求、所提供的服务、其用途和用户的重要因素，并有助于评估服务中心的生存潜力及其预计的财务稳定性。此外，所提供的信息有助于估计运营服务中心所需的任何中央支持。《业务计划模板》提供了各业务中心所需的文档。
发展速度
一般过程:
服务中心的实际成本和收入必须在一个财政年度至少审查一次。必须有12个月的收入和费用（如果这是一个在财政年度开始后开始的新中心，则需要更少但相等的数字）。营运总成本+/- 15%以内的赤字或盈余，应结转至下一年度或下一年度的结算费率。应在年中审查和调整费率和费用，以避免波动超过15%的门槛。超过15%的赤字一般应注销。超过15%的盈余通常会退还给支付较高费用的用户/赞助商。
多个服务:
如果服务中心向用户提供不同类型的服务，则应该为代表服务中心重要活动的每项服务建立单独的计费费率。每项服务的成本和收入也应分别确定。任何重大盈余或赤字应结转作为调整（受+/- 15%结转限制）下一年或下一年该服务的计费率。差饷发展工作表已建立公式，将盈余/赤字分配给各服务部门。只有在用户组合和向每组用户提供的服务水平大致相同的情况下，一项服务的盈余才能用来抵消另一项服务的赤字。
成本分配:
如果服务中心提供的不同服务使用不同的计费费率，则必须通过成本分配流程单独确定与每种服务相关的成本。如果费用部分与服务中心的业务有关，部分与部门或其他组织单位的其他活动有关，也需要进行费用分配。费用分配应在公平的基础上进行，以反映每项活动从费用中获得的相对利益。例如，如果员工提供多种服务，通常可以通过使用员工在每种服务上花费的比例时间来实现他或她的工资在服务之间的公平分配。其他成本分配技术可用于内部服务中心的管理间接成本和机构间接成本，例如与每项服务、使用的空间等相关的直接成本的比例。
费率发展模板：
为了便于制定和审查个别服务中心收取的商品和服务的费率，服务中心管理局制定了模板，用于协助制定新服务和服务中心的费率以及现有的费率。拥有3个或更少服务的小型服务中心应使用3个服务模板，而拥有更多种服务的大型服务中心应使用10个服务模板。对于这些模板的具体使用指导，请参考以下的《服务中心计算指南》。
此外，服务中心费率的制定和审核应遵循以下原则：
- 收费标准的设计应能完全收回每年提供服务的直接运营成本，而对于SSFs，则应包括所有相关和允许的财务及行政费用。除了提供服务所产生的费用外，其他费用不得包括在内部计费费率中。
- 要收回的成本必须不包括不允许的成本，并减去适用的贷项。
- 根据所涉及的具体情况，可能需要分配四类费用：
- 与提供服务直接有关的费用，例如执行多项服务的澳门威尼斯人注册的薪金和附带福利（按目前联邦谈判的费率计算）。请注意，对于包含在费率中的任何澳门威尼斯人注册网站工资，超过NIH工资上限的费用必须从费率计算中排除。
- 内部服务中心管理开销
- 机构间接成本（只适用及容许于可持续发展基金）
- 设备折旧费
- 服务中心可以对高峰时间和/或紧急服务提出差别定价，只要所有用户都按照批准的定价表收费，并且所有用户都可以随时获得非高峰时间和/或非紧急服务，而不受用户和/或资金来源的歧视。
费率制定时间和审查
每个财政年度开始时，应每年审查一次计费费率。（请注意，OMB统一指导要求社保基金的费率至少每两年调整一次。）费率制定过程与预算制定过程是同步的。服务中心应在提交第一阶段预算时制定并向服务中心管理部门提交拟议的费率，这通常发生在秋季。这些费率应以最近一个财政年度结束时的成本和收入为基础。根据服务中心管理部门提供的审查和反馈，第二阶段预算提交的费率可能会进行调整。除非有任何进一步的变化，否则将对这些费率进行审查，如果可以接受，将批准在新的预算年度7月开始使用。
外部用户
一般来说，外部用户的费率必须包括波士顿大学计算的校园澳门威尼斯人注册网站研究F&A费率（根据波士顿大学最近与卫生和人类服务部成本分配部门的谈判，目前为78%）。外部费率也可能包括保费或其他费用，除了校园澳门威尼斯人注册网站研究的F&A费率。外部价格以财务及费用为基础计算，由服务中心管理部门批准。以较低的F&A费率计算的外部费率（仅适用于非营利性客户）应使用“服务中心外部费率减免申请表”向服务中心管理部门提出申请。他们将与相应的教务长办公室审查拟议的费率，教务长办公室负责审查和批准降低的费率。在任何情况下，外部用户的收费都不能低于波士顿大学的内部费率。
外部实体的工作应在波士顿大学和外部实体之间签署正式合同的情况下进行。本协议规定了将要进行的工作、工作的费用以及双方的所有权利、限制和义务。如果您考虑为外部客户执行工作，我们的办公室将与您和总法律顾问办公室一起制定正式合同。
机构补贴
在某些情况下，大学、学院/学院或部门可能会选择补贴服务中心的运营，要么收取低于总成本的计费费率，要么不调整服务中心赤字的未来费率。服务中心的赤字部分由机构补贴支付，不能作为未来计费费率的调整结转。由于补贴会导致大学的资金损失，因此必须得到教务长、院长和/或系主任的批准，只有在有合理的计划理由并得到服务中心所在学校的批准时才能提供补贴。一般来说，如果认为这项服务对大学的使命至关重要，而提供这项服务的成本太高，需要这项服务的人无法使用，就会提供补贴。此外，在最初的运营期内，如果使用量太低，不足以支付费用，可能需要补贴。
速率审查阈值
年费用低于10万美元的服务中心必须通过填写《费率制定工作表》来完成年度费率文件，并应服务中心管理部门的要求提供审核。年费用在10万美元或以上的中心必须将费率制定工作表提交给服务中心管理部门进行审查和批准。批准价格的任何变动都必须记录并提交服务中心管理部门审查和批准。
会计/财务需求
- 大学内的所有用户必须为服务中心的服务收取批准的费用。服务中心禁止向特定用户收取减让费，除非该减让费适用于所有用户。
- 在涉及设备按时间收费的情况下，用户只应按实际使用时间开具发票。实际使用的时间可能包括设置/准备时间和清洁时间，如果这些项目被考虑到费率计算中。如果用户在没有使用实际设备的情况下未使用预订时间和/或预定时间超过实际使用时间，则这些费用只能处理为非赠款资金。补助金可能只收取实际设备时间，即登录到注销的时间，以及适当的设置和清理时间。
- 所有计费费率不得区分联邦政府和非联邦政府支持的用户。
- 服务中心帐单必须包括全部成本、服务费和任何批准的补贴。
- 在计算服务中心的盈余时，应排除向外部用户收取的超出常规大学内部计费费率的任何金额，以便对未来的计费费率进行结转调整，但有以下例外情况：运营赤字的服务中心必须使用任何外部盈余来抵消赤字。
- 提供给外部用户的服务可能要缴纳非相关业务所得税。请与大学主计长联系，了解有关申请中心情况的其他信息。
- 所有向外部用户销售的有形商品都要缴纳马萨诸塞州销售税，除非买方提供了一份正确填写的马萨诸塞州免征销售税证书。有关销售税的问题应直接向大学主计长提出。
- 所有用户必须在提供服务的财政年度内为服务收费（6月份除外，6月份的服务通常在下一个财政年度开具发票）。每月的发票应通过日记账处理并记入内部BU用户。波士顿医疗中心和任何外部用户必须通过杂项应收款部门开具发票。任何调整都可以在随后的结算期间进行。在一个会计年度里，应该有12个月的账单被存入服务中心的账户。
- 在学校的会计系统中必须建立一个离散成本中心，记录服务中心的实际直接运营成本、内部服务中心的管理费用、账单收入和盈余或赤字。支持服务单位、帐单和费率计算的文档必须由服务中心维护。
- 与服务中心运营有关的财务、统计和其他记录，必须从相关会计年度结束时起保留7年。支持计费费率计算的记录必须从计算所涵盖的财政年度结束时起保留三年。
- 所有服务中心必须在年度服务中心报表上提交年度财务报告和活动摘要（正在制定中）
- 所有新建服务中心的收费标准必须经过BU服务中心管理部门的审查和批准。批准申请必须包含以下信息：
- 经核心咨询委员会（医学院）批准的业务计划副本，包括由内部服务中心而不是外部服务提供商最好提供服务的原因。
- 包括预计成本和服务使用情况的多年预算/业务计划。
- 使用支持数据计算计费费率。
- 在适用的情况下，比较外部服务提供商收取的费率。
订购服务中心的货物和服务
一些核心设备设施可以通过使用BU-BUMC核心设备调度系统进行调度。其他设施可以通过BUWorks系统访问-许多中心被列为内部服务提供商。
有关如何处理内部服务请求（ISR）的信息，请参阅“采购与采购”网站。
关闭服务中心
服务中心可能由于业务量不足、技术过时、缺乏机构支持、规划或其他原因而关闭。无论服务中心主任或其他机构负责人要求关闭，服务中心管理处将协调有序关闭服务中心。
服务中心管理办公室在与学校/学院或行政办公室协商后，将酌情与澳门威尼斯人注册网站研究副教务长和其他办公室沟通，为关闭做准备。这可能包括，但不限于，制定一项计划来完成任何正在进行的工作，重新部署人员，以及处置中心的资本设备，供应品和其他资产。
中心将准备一份财务状况报告，以确定是否有赤字或盈余。将审查和分析未偿财务债务和应收帐款以及其他项目。如果出现赤字，该账户必须在大学的财务系统内归零才能关闭。如果有盈余，将进行分析，并制定盈余如何分配的计划。这个分配计划将取决于物质，如果大学补贴是盈余的一部分。
角色和职责
服务中心/核心董事核心董事对核心财务事务的发展和管理负有首要责任。这包括:
- 准确估计人员配备，运营费用，服务数量
- 完成费率计算模板，生成服务交付费率
- 提交服务中心管理办公室审核前，先提交用户委员会审核通过
- 生成月度账单
- 每年审查开支和收入，并酌情调整预算和建议费率
服务中心业务管理员服务中心业务管理员协助核心总监进行业务规划流程，包括费率计算、3年盈亏平衡预算和数量预测。他们将:
- 审核并提交业务计划、预算和费率开发工作表
- 确保服务中心主任定期监控资金余额
- 协助服务中心主任遵守联邦法规，适用的赞助商和机构政策
内部审计内部审计办公室将定期选择服务中心进行审查，以确保其符合联邦和大学的政策和程序。
核心咨询委员会医学院教务长任命了一个核心咨询委员会来审查新的核心设施的建议，并对医学院现有的服务中心进行年度审查。
核心用户委员会一些服务中心指定用户组成一个委员会，就设施使用、操作、设备和相关问题向科学主任提供审查和反馈。
相关政策及参考资料
服务中心费率开发模板和说明
服务中心管理网站核心实验室和设施网站与BU服务中心完整列表
历史
本手册是对1996年7月发布的最终版本“服务中心政策和程序”的实质性修订，于2010年8月起草，2011年11月修订，并于2015年8月和2016年11月进一步修订。