发给第三方的分接收方协议的管理和监督

1. 目的

在接受赞助资金和通过分奖协议将部分工作的责任分配给另一个实体时，为大学作为主要接受者的监督和管理义务提供指导。管理和预算办公室（OMB）统一指南包含有关这些义务的联邦法规，本手册描述了为遵守这些法规而制定的大学政策和程序。

2. 覆盖的方

这些政策和程序适用于波士顿大学（BU）赞助奖项下颁发的所有子奖项。它们旨在由主要澳门威尼斯人注册网站研究人员、部门管理员和赞助项目（SP）使用，以定义他们各自的角色和责任，以监督子收件人。本程序不适用于咨询协议或其他形式的供应商采购。

3. 定义

《统一指南》§200.1传递实体是指为执行部分联邦项目而向次级接受者提供子合同的非联邦实体。

《统一指南》§200.1分接受者系指通常但不限于非联邦实体，从传递实体接收子奖励以执行部分联邦奖励的实体；但不包括该奖励的受益人个人。次级受奖人也可以是直接从联邦授予机构获得的其他联邦奖励的受奖人。

《统一指南》§200.1分奖是指由传递实体向分接受者提供的、由分接受者执行由传递实体收到的部分联邦裁决的奖励。它不包括支付给承包商或支付给联邦计划受益人的个人的款项。分包可以通过任何形式的法律协议提供，包括传递实体视为合同的协议。

次级接受者监测次级接受者监测包括为审查次级接受者的财务状况和管理控制而进行的活动，以减轻与次级接受者组织签订协议的风险。它还包括监视子接受者的活动，以确保子合同用于授权目的，符合联邦法规、法规以及子合同的条款和条件。

注：当提到“分包”时，根据主合同的性质，它可以指分接受者协议、分包合同或财团协议。

4. Procedure语句

波士顿大学的政策是根据OMB统一指导的要求，并根据机构的要求，适用的赞助商法规以及主要奖项的条款和条件来管理子奖项。作为主要的赞助奖励接受者（传递实体），大学负责确保实现绩效目标和工作范围，同时妥善管理赞助资金。以下程序的目标是确保次级奖励满足机构和政府审查以及政府审计，同时为波士顿大学的澳门威尼斯人注册网站研究企业提供充分的管理。

5. 分收件人管理和监测程序

我的背景

实质性工作的概念。波士顿大学获得的赞助澳门威尼斯人注册网站研究奖励通常在该机构的物理边界内进行。有时，实质性的规划工作由一个或几个机构执行，这些机构负责授予波士顿大学的项目的一部分。由第三方进行的实质性工作的概念定义如下：

• 作为澳门威尼斯人注册网站研究计划主要目的的项目活动，无论出于何种原因，不在大学进行。这些活动是澳门威尼斯人注册网站研究方案的重要组成部分，需要合作实体工作地点负责任的调查人员的领导和指导。

实质性工作通常包括以下任何一项或多项：人员成本、用品、设备、差旅以及第三方（即工业、医院、大学）所需的设施和行政（F&A）成本，这些第三方正在执行BU授予的澳门威尼斯人注册网站研究项目的一部分。

分接受者和承包商的区别。OMB统一指南还对次级接受者（实质性工作）和承包商进行了区分：

• 分接受者是指通常但不限于非联邦实体的实体，该实体从传递实体接收分奖励以执行部分联邦奖励；但不包括该奖励的受益人个人。次级受奖人也可以是直接从联邦授予机构获得的其他联邦奖励的受奖人。
• 承包商是指接受合同的实体，合同被定义为“为了联邦财政援助的目的，一种法律文书，接受者或分接受者通过该法律文书购买执行联邦授予的项目或计划所需的财产或服务。”

BU作为传递实体，必须逐案确定其为支付联邦资金所做的每一项协议是否使接受资金的一方处于次级接受者或承包商的角色。

根据OMB统一指南，支持将非联邦实体分类为次级接受者的特征包括，当非联邦实体：

• 确定谁有资格获得联邦援助；
• 根据是否达到联邦计划的目标来衡量其绩效；
• 负责项目决策；
• 负责遵守联邦奖励中规定的适用的联邦项目要求；和
• 根据其协议，使用联邦资金执行授权法规规定的公共目的的项目，而不是为直通实体的利益提供商品或服务。

当非联邦实体接受联邦资金时，表明非联邦实体与承包商之间采购关系的特征是：

• 提供正常经营范围内的商品和服务；
• 向许多不同的购买者提供类似的商品或服务的；
• 通常在竞争环境中运作；
• 提供辅助联邦计划运作的商品或服务；和
• 由于该协议，不受联邦计划合规要求的约束。

在确定另一个非联邦实体是否被视为分接受者或承包商时，不需要或将不需要具备所有的特征，《统一指南》规定，应在每种情况下使用判断。

注：虽然外部实体可能被归类为承包商，但它仍然受到遵守规则和条例的约束，包括那些管理人类或动物受试者和选定代理人使用的规则和条例。有关BU与承包商关系的更多信息，请参阅BU采购和采购政策。

2。子收件人选择和审查

准备外发子奖项的提案。如果BU澳门威尼斯人注册网站研究者计划让另一个机构承担提案中描述的项目工作的实质性部分的责任，那么他必须提前提供一些来自被提议的次级接收机构的文件，作为提案提交的一部分。这些文件至少包括：

• 承诺参与项目并遵守所有相关条款和条件的证明；
• 工作说明，包括确定使用人类受试者和/或动物；
• 详细的预算和预算论证。
• 申请/招标指引要求的其他文件。

PI应该根据他/她对子收件人成功执行工作的能力的评估来选择子收件人。这应包括对分接受方过去的业绩和技术能力的分析，以及对拟完成工作的拟议费用的评估。

风险评估。SP预奖负责代表大学进行次级接受者风险评估。SP Pre-Award使用各种工具进行此类风险评估，包括但不限于“次接受者资格预审问卷”。

次级接受者资格预审问卷要求提供澳门威尼斯人注册拟议次级接受者实体财务状况的各种信息。一般来说，这种评估的时间通常发生在主要奖励似乎迫在眉睫的时候，比如在NIH的“准时制”（JIT）期间，或者在奖励点。但是，如果存在及时发放分奖的风险，SP预奖可在提案提交时自行决定发放问卷。

一旦问卷被退回，SP预奖将填写“次级接受者风险分析表”。如果风险分析的结果是较高的财务风险，SP Pre-Award将与SP Post-Award进行协商。如有必要，SP将与大学主计长和/或总法律顾问办公室协商。SP将制定一项拟议的风险缓解战略，其中可能包括分包协议中的特殊条款和条件，或根据OMB统一指南制定其他形式的更强有力的监测程序。在极少数情况下，BU可能会确定与拟议实体签订分包合同的风险过大，而不继续执行协议。

3。谈判和执行分接收方协议

分收件人的合规性和保证。作为一个奖项的主要接受者，包括一个或多个外向的子奖项给其他实体，大学有责任确保所有在主要奖项下的澳门威尼斯人注册网站研究都按照赞助商要求和大学政策进行和管理。在分包可以完全执行之前，次级接受者组织必须证明它将遵守与澳门威尼斯人注册网站研究项目相关的所有适当的陈述、批准、保证和认证，包括人类受试者、动物、出口管制和财务利益冲突。

联邦示范伙伴关系（FDP）模板。大学是FDP的积极参与者，因此在发放子奖时采用标准FDP子奖模板。

分判中的标准条款。分包合同通常包括以下适当的条款和条件(注：此列表并不包括所有条款和条件。条款和条件将由主奖和/或次级接受者的风险水平决定)：

• 实施任何适当和必要的减轻风险战略；
• 遵守OMB统一指导要求，报告在年度审计中发现的与分奖项相关的任何问题，并提交纠正澳门威尼斯人注册行动计划供大学审查；
• 从主要奖励中强制抽取资金；
• 非财务报告要求；
• 履行期限和终止期限；
• 财务条款和条件包括：固定价格或成本报销、账单要求和付款条款；
• 知识产权和数据的所有权；
• 大学和适当的外部审计机构在大学和/或其保荐人认为适当的情况下，有权获得与次级奖励有关的记录；
• 发票的证明，证明费用符合允许的条件并支持工作的执行。
• 分接受方或其委托人目前被暂停或禁止的证明。

根据OMB统一指南的要求，根据联邦主要奖励颁发的子奖励将包括以下信息：

1. 联邦奖励鉴定。
   • 子收件人名称（必须与其唯一实体标识符相匹配）；
   • 子收件人的唯一实体标识符；
   • 联邦奖励识别号码（FAIN）；
   • 联邦裁决日期（见定义）联邦裁决日期在本部分第200.1条)由联邦机构授予受奖人；
   • 业绩分奖期限开始和结束日期；
   • 分项目预算期开始和结束日期；
   • 传递实体因本澳门威尼斯人注册行动向分接受者承担的联邦资金数额；
   • 转递实体向分接受者承担的联邦资金总额，包括当前的财政义务；
   • 传递实体承诺给分接受者的联邦奖励总额；
   • 根据《联邦资金问责制和透明度法案》（FFATA）的要求，联邦奖励项目说明；
   • 联邦授奖机构、传递实体的名称，以及传递实体授奖官员的联系方式；
   • 援助清单编号和标题；传递实体必须在支付时确定每项联邦奖励下可用的美元金额和援助清单编号；
   • 确定该奖项是否属于研发；和
   • 联邦裁决的间接成本率（包括收取最低费率的情况）。
2. 为使联邦合同的使用符合联邦法律、法规和联邦合同的条款和条件，传递实体对分接受者施加的所有要求。
3. 传递实体为履行其对联邦授予机构的责任而对分接受者施加的任何额外要求，包括确定任何所需的财务和绩效报告。
4. 经分接受者与联邦政府协商确定的经联邦政府认可的间接成本率，如果不存在经批准的间接成本率，则转递实体将采用最低间接成本率。波士顿大学不会与次级受助人协商间接费用费率。
5. 要求分接收方允许传递实体和审计师在传递实体满足本部分要求的必要情况下访问分接收方的记录和财务报表；和
6. 有关分包合同交割的适当条款和条件。

四、奖后分受奖人监测

作为传递实体，BU必须监视子接受者，以确保子授予用于授权目的，符合联邦法规和法规，并实现性能目标。根据OMB统一指南，BU的次级接收人监测活动必须包括：

• 根据分奖项的要求审查财务和计划报告；
• 跟进并确保分包方及时采取适当澳门威尼斯人注册行动，解决通过审计、现场审查和其他方式发现的与联邦合同有关的所有缺陷；
• 根据要求就与联邦合同有关的审计结果发布管理决定；
• 核实每个分收件人都按照OMB统一指南的要求进行审核；
• 考虑接收方的审核、现场评审或其他监测结果是否表明有必要调整转口实体自身记录的情况；和
• 考虑对不合规的子收件人采取强制措施。

BU还必须评估每个次级接受者不遵守联邦法规、法规以及次级授予的条款和条件的风险。在进行评估时要考虑的因素可能包括：

• 分受奖人先前获得相同或类似分奖的经验；
• 以前审核的结果，包括次级接收方是否接受过一次审核；
• 分接受者是否有新的人员或新的或实质性改变的制度；和
• 联邦授予机构监督的范围和结果。

根据对次级接受者所构成的风险的评估，以下监测工具可能对确保适当的问责制和遵守计划要求以及实现绩效目标有用。

• 向次级受助人提供与项目有关的培训和技术援助;
• 对次级接收方的项目操作进行现场审查；和
• 安排商定的程序约定。

如果在上述活动中发现任何重大问题，SP将进行评审，以确定是否需要进一步的监控技术或纠正澳门威尼斯人注册行动计划。在这些情况下，SP将实施纠正措施，并提高各自分接受者的监控程序的水平和/或频率。

V.分收件人协议的终止

早期的终止。提前终止分接收方协议可能有多种原因，所有这些原因都可能有问题。提前终止合同的原因包括但不限于：

1. 子收件人未能履行；
2. 次级接受者的主要澳门威尼斯人注册网站研究者的搬迁或疾病，或者
3. 项目发起人终止项目。

分接受者协议必须授权提前终止并明确条件。对于未能履行职责的情况，业务部门的首席调查员和/或业务主管应维护和保留证明次级接收方缺乏进展的文件（例如，由于进展不足而不批准发票），并记录与之沟通的情况，以及为纠正这种情况所做的努力。

如果发起人终止项目，BU有责任代表分接受者的利益，以实现公平有序的结清和结算。次级合同条款应允许在合同终止日期之前支付所有不可取消的费用（如果适用的话），如果这与主合同一致。在提前终止时，保荐人通常仍要求提交所有报告。因此，如果项目持续到预计终止日期，结帐程序将与所遵循的程序非常相似，如果不是完全相同的话。

Subaward收尾。在支付最终发票之前，BU PI必须证明已收到所有技术报告和/或交付物，并且分收件人已履行其义务。分收货人对技术完成的最终验证由最终发票上的PI签名和日期表示。另外，最后结清单据[剩余财产]；发明和发现（包括负面报告）；分接收方的放行表（如适用）、最终风险评估审查；最后的审计（前台，必要时协助）是必需的。

所有次级受助人的档案必须保留至少3年后，提交最终支出的主要赞助商。

6. 负责办公室

7. 相关政策及参考资料

OMB统一指导标准FDP分奖模板BU采购政策

8. 历史

本程序于2010年11月1日通过；更新日期：2022年4月14日