赞助奖项的财务报告和结清程序

目的

此程序适用于波士顿大学收到的所有赞助奖，并以中期和最终报告的形式向波士顿大学澳门威尼斯人注册网站研究界提供有关其向赞助商提供及时，准确和完整财务信息的义务的信息。

该程序提供了指导方针，旨在促进根据联邦和非联邦报告要求及时准确地结束资助项目。

覆盖的方

财务报告和结帐是主要澳门威尼斯人注册网站研究人员（pi）、部门管理人员和赞助项目的共同责任。非财务报告结帐是主要澳门威尼斯人注册网站研究人员、部门管理人员和赞助项目的共同责任。

定义

财务报告

在执行期间和/或在赞助项目结束时，使用赞助商规定的报告格式对支出和义务进行核算。

金融收尾

赞助奖项结束时的过程，大学通过该过程完成对赞助商的任何必要会计核算，确保奖项账户保持平衡，收集任何未偿还的应收账款，并通过在SAP财务系统中停用奖项来防止奖项产生进一步的费用。

不应承担的财务报告

项目进度，包括但不限于技术成果和进度报告，以及在项目执行期间和/或项目结束时的发明和设备报告，采用主办方规定的格式。

Procedure语句

根据统一指南§200.343，B部分，所有联邦奖励支出必须由赞助机构在不迟于履约期结束后90个日历日内报销。因此，提交给联邦机构的财务报告、信用证开具和发票将只包括从联邦奖励的执行期限结束之日起不迟于60天的交易，对于波士顿大学是次获奖者的奖励，则不迟于30天。注意：根据奖励的个别条款和条件，该期限可能更短。在例外情况下，在财务报告或发票中包含承诺/负担的请求只有在以下情况下才会被批准：(1)部门管理员提供足够的文件，证明每项承诺/负担已提交给中央部门进行处理，并将记入账户；(2)报告/发票由现金管理总监、澳门威尼斯人注册网站研究会计总监、或赞助项目助理副总裁，获奖后以书面形式。

财务报告和结清赞助奖项的程序

A.财务报告

波士顿大学根据奖学金文件要求的条款和条件向外部赞助商提交财务报告。这些报告必须准确反映在大学的财务记录中记录的赞助资金的使用情况。

• SP负责准备和提交个人中期、期末和修订的财务报告以及最终发票。在极少数情况下，部门直接向非联邦担保人提交财务报告，SP将负责准备财务报告，并将与部门密切合作，确保向担保人提交适当的财务报告。
• 编制和提交财务报告的一般程序如下：
  1. 最终财务报告和最终发票
     1. 在奖励结束日期之前，SP将向首席澳门威尼斯人注册网站研究员（PI）和部门管理员提供奖励结束通知（AEN）。AEN包括诸如合同结束日期、最终报告和/或发票到期日期等信息，以及确保合同处于适当状态的程序清单。该部门负责确保根据AEN的规定，该奖项处于适当的关闭状态。
     2. 在奖励结束日期过后，SP将立即向PI和部门管理员发送消息，提醒他们所有最终财务报告和/或最终发票要求及其各自的截止日期。此消息还将向PI和部门管理员提出以下要求：
        • 确定任何尚未记入账户的未付费用/贷项。
        • 确认最终奖励期末余额。
        • 如适用，请提供完整的成本分摊文件表
     3. 如有必要，我们也会在最终发票/财务报告截止日期之前发送提醒邮件。
     4. 如果在最终发票/财务报告到期日前一周未收到回复，则假定部门管理员和PI批准最终发票/财务报告，并将SP提交给赞助商。在最终报告提交日期之后，任何未支付的费用都将转移到部门的本地成本中心。
  2. 中期财务报告：鉴于中期财务报告的性质，通常不需要部门批准，SP将根据截至中期报告期结束日的交易记录准备和提交此类报告。但是，在某些情况下，出于预算编制或方案编制的目的，发起人认为中期财务报告是“最后”的。在这些情况下，应按照上述步骤a至步骤e编写和提交临时报告。
  3. 修改财务报告和发票：修改财务报告或最终发票的需要应该是罕见的，必须是合法的。赞助商政策将规定何时可以接受包含更多成本的修订财务报告和修订财务发票。对赞助商的贷记将始终导致一份修订的报告和发票。所有修订后的财务报告和最终发票必须有适当的文件支持，并由赞助计划的助理副总裁批准。

B.财务结算

财务报告和结帐是主要澳门威尼斯人注册网站研究人员（pi）、部门管理人员和赞助项目的共同责任。在所有必要的最终财务发票和报告准备好并准备提交给赞助商后，赞助奖项的财务结帐开始。财务结算应在奖励结束日期后120天内完成，包括但不限于以下活动：

• 承诺必须结束。
• 超额支出的消除-部门必须在合同结束前解决所有超额支出。各部门应主动取消超额支出，而不是等待SP联系。然而，如果部门由SP联系，他们必须在收到SP通知的三十（30）天内取消所有超额支出。如果超额支出未在三十（30）天内清除，SP管理员将根据教务长透支备忘录（在成本超支下）将超额支出转移到部门。
• 账单和收款的完整性-重要的是要注意SP负责未偿应收账款的账单和收款。有时SP可能会要求PI和/或部门管理员协助与赞助商合作解决未解决的应收账款问题。在某些情况下，未偿还的应收账款与非财务问题有关，如赞助商收到技术报告。为了保证资金的及时到位，必须按照奖励的条款和条件向赞助商提交技术报告。有关更多信息，请参阅AR升级政策。
• 预算调整、退款和剩余资金——在合同结束时出现未用余额的情况下，SP将减少合同预算，并根据需要处理任何退款或剩余资金。
• SAP中的奖励状态更改-在所有费用已入帐后，SP将在SAP中将奖励状态更改为SP，以防止额外费用记录在奖励上。一旦所有财务活动在SAP中记录完毕（例如：账单和收款已完成，预算已调整，退款和剩余资金已处理），SP将把奖项状态更改为Closed。

C.非财务结算

非财务报告结帐是主要澳门威尼斯人注册网站研究人员、部门管理人员和赞助项目的共同责任。非财务结算报告包括但不限于进度报告、最终发明报表、财产报告和FFATA。

• 主要澳门威尼斯人注册网站研究人员全权负责制作和提交进度报告。
• 赞助项目澳门威尼斯人注册网站研究管理员将与PI和部门协调提交发明声明。
• 物业报告（完成和提交）由赞助项目负责。根据需要，SP澳门威尼斯人注册网站研究管理员将与PI和部门管理员一起工作。
• FFATA报告是赞助项目的次级奖励管理员的责任

责任方

相关政策及参考资料

统一的指导

历史

本程序于2013年1月通过，并于2014年12月26日更新。