提案提交政策

波士顿大学赞助项目提案提交政策-生效日期：2016年7月29日

政策声明

波士顿大学（BU）的政策是要求按照本政策文件中规定的时间表及时向赞助项目（SP）办公室提交完整的提案包，以确保在提交给赞助机构之前进行彻底和完整的审查。

政策原因

作为一个提交外部资助提案的组织，波士顿大学受到许多赞助商要求的约束，包括但不限于具体征集、赞助商指南和OMB统一指南中规定的要求，以及波士顿大学的机构政策。

在申请截止日期之前，需要足够的时间来验证提案是否符合这些要求，并确保总体水平的质量保证。让项目总监有足够的时间进行彻底的检讨，以便有机会在有需要时对建议作出修正，并最大限度地提高建议成功的机会。

无论最终提案何时提交给SP，我们都会尽一切努力确保成功提交提案。有几个挑战是大学无法控制的，如果在赞助商截止日期之前将提案提交给SP，则可以减轻这些挑战，包括：

1. Grants.gov规定的处理时间为2 - 4天，如果存在错误且无法在截止日期前纠正，则不允许。
2. 在数百家机构同时提交提案的需求高峰期，联邦机构的服务器通常会崩溃。对于任何联邦赞助商在最后一刻提交提案的服务器错误，我们都不允许。
3. 其他的提案提交途径（除了Grants.gov）可能会增加提案提交的复杂性，并且可能需要额外的帮助来确保成功提交。

谁应该知道这项政策

首席调查员（pi）学校院长/系主任当地行政支持人员赞助的项目

提案提交政策

介绍

自2016年9月1日起生效，本政策规定了在资助机构截止日期之前向SP提交赞助资金申请的预期时间表，以及赞助项目（SP）澳门威尼斯人注册网站研究管理员根据向SP提交提案的时间进行的相关审查水平。本政策适用于所有外部资金申请，无论资金来源（联邦和非联邦）或提交方式（SP或PI提交）如何。

SP提交截止日期

提交提案的意向通知和资助机会公告（FOA）的链接或任何其他可获得的招标细节应在提交提案的意向已知后和/或至少在赞助商提案截止日期前10个工作日提供给指定的SP澳门威尼斯人注册网站研究管理员。

提案的完整行政组成部分，包括最终的详细预算，预算论证，生物草图以及填写并签署的提案摘要表（PSF）和其他所需的内部表格，必须在赞助商截止日期前至少5个工作日收到。SP欢迎尽早提交文件。

提案的最终技术部分必须在赞助商截止日期前至少3个工作日被SP收到。此选项的目的是为项目经理提供额外的时间来完善技术组件，从而提高提案成功的机会。

在五个工作日截止日期或之前提交给SP的带有行政成分的提案将被视为“准时”。一旦最终提案的组成部分提交给SP，根据这一政策，SP将启动全面审查，不接受进一步的修订，包括对最终提案预算的更改。只允许对SP发现的问题进行修正。

未在此政策中规定的截止日期前提交的提案仍将被允许继续提交，但将接受最低限度的审查，以确保（尽可能地）不被电子提交工具拒绝。有关基于SP提交时间的审查级别的详细信息，请参见下文。

如果发起人指定的截止日期是假日或周末，SP将假定截止日期是前一个工作日，除非发起人明确表示他们将在下一个工作日接受提案。如果赞助商指定的截止时间在下午5点之后，所有SP审核和签名都需要在下午5点之前到位。请与您的RA合作，以确保我们能为您提供最好的支持。

检讨的最低要求

这一政策旨在简化SP的流程，以便在PI最终确定提案的技术部分时审查相关/关键文件。最少的管理组件允许SP对应用程序进行有意义的审查。其余构成完整申请的技术文件须由SP批准和提交，或为提交硬拷贝申请提供机构认可。征集指南和FOA链接必须尽早或至少在赞助商截止日期前10个工作日提交给SP。

行政审查所需的组件

至少提前5个工作日提交给SP

• 完成PSF和所需的BU内部表格所有必需的签名
  • 最终预算与预算理由
  • 所有分包文件（如适用）
  • 关键人员的生物草图
  • 设施/设备页（如适用）
  • 所有担保表格
  • 草案叙述或摘要

批准和提交所需的组件

至少提前3个工作日提交给SP

• 最终技术组件：最终叙述，摘要，参考书目，具体目标，里程碑等)

SP将对提交的材料进行初步审查，并通知调查人员及其行政支持人员启动行政审查所需的未完成的提案组成部分和构成完整提交准备的提案的文件。如果在保荐人截止日期前五个工作日内未收到行政审查所需的最低组成部分，则该提案将不被视为“准时”。

服务水平承诺

SP致力于通过确保及时审查和提交完整准确的提案来支持BU澳门威尼斯人注册网站研究人员，这些提案在赞助商审查过程中有最大的成功机会。为了给BU赞助的提案提供最大可能的利益，平衡所有BU澳门威尼斯人注册网站研究人员的服务和需求，并利用SP的专业知识，SP根据在赞助商截止日期之前向SP提交提案的时间框架，定义了以下最低服务水平承诺：

• 在至少提前10个工作日通知的情况下，SP RAs将确保了解所有提交要求，并监控截止日期或提交程序中可能发生的任何变化。此外，项目主任会留意并通知项目主任及部门支援人员任何不寻常、新的或非典型的提交要求，以便有充足的时间确保这些要求得到充分解决。
• 提前五(5)个工作日收到提案（提前三(3)个工作日收到技术部件）
  对于在赞助商截止日期前五个工作日提交给SP的最终提案，以及提前三天收到的准备提交的最终技术组件，SP提供全面的审查，其中包括：
  • 将建议与提案国的指导方针进行比较，包括：
    • 字体类型及大小
    • 利润率
    • 章节和提案的页数限制
    • 包括所有必需的部分和表格的完整性
  • 核实准确的预算计算，适当的财务费用和附加费用
  • 核实费用分摊是否符合赞助商要求和BU核实机构信息（如DUNS、联系信息等）的政策。
  • 检查和清除grant .gov和/或赞助商的提案提交系统产生的错误
• 提案提前少于五(5)个工作日收到
  为了对在规定的5天时间内提交给SP的提案进行适当的优先级排序，在赞助商截止日期前不到5个工作日收到行政部分（和/或提前不到3个工作日收到最终技术部分）的提案将接受比例审查，其中至少包括以下内容：
  • 将提案与发起人的指导方针进行比较，特别是可能阻碍成功提交的任何项目
  • 核实适当的财务费用及附加费率
  • 核实成本分摊是否符合BU政策
  • 核实机构信息（如DUNS、联系信息等）
  • 请注意，此级别的审查高度依赖于提前不到5个工作日到达的提案数量
• 由于时间限制，在赞助商截止日期前不到24小时（或一个工作日）收到的提案将接受最低审查，目的是确保（尽可能地）不被电子提交工具拒绝。请注意，提前不到24小时提交的提案有被赞助商拒绝的风险，或者可能延迟提交。

迟交建议书的潜在后果

• SP保留处理延迟提交的提案的权利，只有在同一天提交的所有其他按时提交的提案之后。
• 提案通过电子提交界面（SP无法控制）被拒绝/无效，并且时间不允许第二次提交尝试。
• 提案被成功提交，但时间不允许任何错误的纠正或进一步的变化，由澳门威尼斯人注册网站研究者发现。
• 如果被授予，届时将进行更彻底的审查，以确保符合BU的政策和程序，这可能会延迟颁发奖项。

对于所有提案，当由于时间限制，提案无法得到完整的审查时，SP将与首席澳门威尼斯人注册网站研究员和部门管理员进行沟通。

角色与职责

以下概述了与提案开发、审查和提交相关的高级角色和职责。有关更详细的角色和职责，请参考项目生命周期角色和职责矩阵。

首席澳门威尼斯人注册网站研究员

• 整个应用程序的内容和管理
• 审核招标书，了解发起人对资金机会和提案包的技术和管理要求
• 确保提交的提案符合BU机构政策，并纳入所有赞助商要求
• 在本政策规定的截止日期前向SP提交完整的管理和技术方案
• 在提案审查和提交过程中，为SP提供任何问题或跟进
• 当赞助商指定PI时，通过某些赞助商特定的门户提交最终SP批准的提案，而不是机构，必须向SPSponsored Programs （SP）提交并确认成功提交。

当地行政支援人员

• 在发展和编制提案的行政部分方面，为项目负责人提供资源
• 协助项目总监在本政策规定的期限内向项目总监提交完整的行政和技术方案
• 在提案审查和提交过程中，为SP提供任何问题或跟进

赞助项目

• 担任提案管理专家，并提供与提案相关的咨询服务
• 检讨招标指引，以识别、了解和沟通任何非典型的、新的或更改的申请要求
• 及时审核在内部截止日期前提交的提案，以确保符合主办方和机构的要求
• 与PI和当地行政支助人员就提案所需的任何修订进行协商
• 确保机构批准完整和最终的提案
• 通过某些特定于赞助商的门户提交提案，监控状态以确保成功提交，并与pi协调以解决任何错误

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联系人

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