联邦资助项目行政和文书费用的预算和会计，指导方针

教务长办公室

谅解备忘录

致：院长、系主任、中心主任和教员日期：1999年3月29日发件人：Denni Berkey主题：联邦资助项目行政和文书费用预算和会计准则

随函附上联邦资助项目行政和文书费用预算和会计最终准则。您可能还记得，这些指导方针是针对最近政府有关赞助项目会计政策的变化而制定的。自去年11月指导方针以草案形式分发以来，你们中的许多人都表达了对新联邦要求在管理你们赞助的项目方面的后果的担忧。我非常感谢你的周到和有益的意见。

在可能的范围内，您的关切已在最终指导方针中得到解决。为了澄清某些非薪金行政费用可以记入联邦资助项目的情况，大学对其会计制度进行了几次调整。3月初，审计署印发了新版《会计目标代码手册》，其中包括这些调整。受政策变化影响最大的业务费用代码的修订说明附在最终指南中，供您参考。请仔细审阅。

该指导方针还澄清了在何种条件下行政和文职人员的工资可以支付给联邦资助的项目。自去年11月以来，我们一直与院长、系主任和教职员工密切合作，以确定当前资助的项目是否符合这些指导方针下的“重大项目”。行政和文书薪金可继续从这些项目中扣除。在准备大学2000财年预算时，我们也做出了努力，为必要的行政和文书职位提供资源，这些职位不能再由联邦资助的项目支付。

请注意，这些最终指南对提交给联邦机构的新项目或正在进行的项目的提案立即生效。如果您在实施这些计划方面需要帮助，请咨询您所在学校或部门的赞助计划办公室的助理主任。自1999年7月1日起，该准则将适用于现有联邦奖励的所有支出或会计交易。如果您还没有这样做，您和您的员工现在应该开始使用修订后的会计对象代码。谢谢你的合作。

抄送：澳门威尼斯人注册网站研究管理员

联邦资助项目的行政和文书费用预算和会计准则

最近政府澳门威尼斯人注册赞助项目的政策变化要求波士顿大学进一步澄清其与联邦资助项目的行政和文书费用收费相关的政策和实践。这些费用包括行政和文书薪金以及其他行政费用，如办公室用品、邮费、当地电话费和会员费。

以下准则对提交给联邦机构的新项目或持续项目的提案立即生效，并将于1999年7月1日对现有联邦奖励的所有支出或会计交易生效。

我的背景

1994年6月，波士顿大学根据1993年7月修订的OMB通告a - 21，发布了政府资助项目的行政和文书费用收费指南。

修订后的通知指出，在制定机构间接成本率的部门管理成本池时，“应特别注意确保在类似情况下为相同目的而发生的成本始终被视为直接成本或财务与预算（间接）成本。”部分F.6.b。确立了以下原则：行政和文书薪金以及某些其他行政费用，如办公室用品、邮费、当地电话费和会员费，通常应视为行政和行政费用，但在某些情况下，直接收取这些费用可能是适当的。具体来说，大学被允许直接收取这些行政和文书费用，如果一个重大项目或活动明确为他们预算，并且所涉及的个人和其他成本项目可以与该项目或活动具体确定。

2。修订的联邦条例

1998年6月1日，政府再次修订A-21号通告，以纳入以下重大工程的定义：重大项目是指“需要大量的行政或文书支持，这比学术部门提供的常规服务水平要高得多”的项目。

修订本还包括一份主要项目的例子清单，说明直接收取行政费用可能合适的项目。所举的例子并非详尽无遗，也不是要暗示在这些情况下直接收取行政费用总是适当的。通告A-21所载的例子如下：

1. 大型复杂的项目，如普通临床澳门威尼斯人注册网站研究中心、灵长类动物中心、项目项目、环境澳门威尼斯人注册网站研究中心、工程澳门威尼斯人注册网站研究中心，以及其他需要组织和管理来自多个机构的澳门威尼斯人注册网站研究人员团队的赠款和合同。
2. 涉及大量数据积累、分析和录入、调查、制表、编目、文献检索和报告（如流行病学澳门威尼斯人注册网站研究、临床试验和回顾性临床记录澳门威尼斯人注册网站研究）的项目。
3. 需要为大量参与者安排旅行和会议的项目，例如会议和研讨会。
4. 主要重点是编写和制作手册和大型报告、书籍和专著（不包括例行进度和技术报告）的项目。
5. 在地理位置上无法获得正常部门行政服务的项目，如澳门威尼斯人注册网站研究船、射电天文学项目和其他远离校园的澳门威尼斯人注册网站研究现场。
6. 个别项目需要特定于项目的数据库管理；个性化的图形或手稿准备；人类或动物试验方案；与多个项目相关澳门威尼斯人注册网站研究者协调沟通。

3。遵守经修订的规例

为确保符合通告A-21的规定，大学已采纳以下政策指引，将行政和文书人员及其他行政开支作为联邦资助项目的直接成本收取。这些准则不适用于非联邦资助的项目。但是，如果非联邦赞助者用联邦资金支持该项目，则该政策确实适用。

A.行政和文书薪金

要将行政和文书工资作为联邦资助项目的直接成本收取，必须满足以下标准：

1. 行政或文书人员所参与的赞助项目必须符合第二节所述的重大项目的定义。这意味着项目所需的行政或文书支持必须是“广泛的”，并且“明显大于学术部门为澳门威尼斯人注册网站研究活动提供的日常行政支持水平”。
2. 行政或文书人员在项目中的活动可以很容易地与项目高度准确地联系起来。这些工资需要得到大学工作报告系统的正确证明。
3. 行政或文书职位在提案中有明确的预算，并在预算论证部分讨论了职责，并且该职位在奖励通知中没有明确禁止。

B.一般办公用品、邮资、本地电话及会籍

要向联邦资助的项目直接收取行政费用，必须满足以下标准：

1. 分配这些行政费用的特定赞助项目必须符合第二节所述的重大项目的定义。
2. 行政费用必须与特定的赞助项目具体确定，或者可以相对容易地直接分配给该项目，并具有高度的准确性。
3. 行政费用必须在提案中明确预算和合理，不得在奖励通知中明确禁止。

为了执行这一政策，因为它涉及到行政费用，大学已经对其会计系统中的几个业务费用目标代码进行了更改和澄清。该备忘录包括受政策影响的目标代码的详细摘要，以及每个目标代码允许和不允许的直接成本费用的描述。这些目标代码在波士顿大学的会计目标代码手册中有完整的描述，该手册最近修订并于1999年3月初分发。额外的硬拷贝可致电353-453向审计长办公室索取，或可在Galaxy功能的usis网络上在线获取。

C.确定主要项目

申请联邦支持的澳门威尼斯人注册网站认为他们提出的项目符合重大项目的定义，应在制定项目预算时与查尔斯河校区的赞助项目办公室（OSP）或医学校区的澳门威尼斯人注册网站研究管理办公室（ORA）讨论收取行政和文员工资或其他行政费用的任何计划。建议工程项目是否符合大型工程项目的定义，将由工程谘询组或市建局按个别情况作出决定。当提案提交给大学批准时，OSP或ORA的澳门威尼斯人注册将负责为审计目的记录指定该项目为主要项目的理由。

收取行政和文书费用的主要经营费用目标代码摘要