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有效日期:二零零九年六月一日
一个可搜索、可排序的表格，显示大学保存的记录类型。
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| 类别 | 记录类型 | 记录描述 | 存储库 | 持续时间 |
|---|---|---|---|---|
| 学术/学生记录 | 违反学术诚信准则 | 学校/招生学院 | 对导致停学或开除的违法行为的最终处理记录：永久。 其他记录：7年。 |
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| 学术/学生记录 | 学术人员 | 学术检索记录 | 参见平权澳门威尼斯人注册行动/机会均等 部分 |
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| 学术/学生记录 | 入学申请人的入学数据 | 招生办公室，个别澳门威尼斯人注册网站研究生招生办公室 | 毕业或最后一次入学日期起计5年 | |
| 学术/学生记录 | 未注册申请人的入学数据，无论被录取还是被拒绝 | 招生办公室，个别澳门威尼斯人注册网站研究生招生办公室 | 申请人申请入学的学期开始后两周 | |
| 学术/学生记录 | 大学预修成绩和其他预修考试成绩 | 大学注册处 | 毕业或最后一次入学日期起计5年 | |
| 学术/学生记录 | 年度利益冲突披露报表 | 澳门威尼斯人注册网站研究合规办公室 | 3年 | |
| 学术/学生记录 | 毕业申请 | 学校/招生学院 | 毕业后一年或最后一次入学日期 | |
| 学术/学生记录 | 审计授权和记录 | 大学注册处 | 自提交日期起1年 | |
| 学术/学生记录 | 目录 | 大学办公室注册主任（MED、SDM、LAW除外） | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 课程形式的变化——继续教育、暑期课程和校外学习 | 继续教育和暑期班办公室 | 提交后1年 | |
| 学术/学生记录 | 更改为学生大学身份证号码（UID） | 大学注册处 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 班级列表（原件） | 大学注册处 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 同意发布个人身份资料（要求不披露） | 大学注册处 | 保存至下一学年，签名保存5年 | |
| 学术/学生记录 | 相关的信件, | 招生办公室，个别澳门威尼斯人注册网站研究生招生办公室 | 毕业或最后一次入学日期起计5年 | |
| 学术/学生记录 | 课程 | 大学注册处 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 授信/无授信审批（审核、通过/不通过等） | 大学注册处 | 自提交日期起1年 | |
| 学术/学生记录 | 考试记录学分 | 大学注册处 | 毕业或最后一次入学日期起计5年 | |
| 学术/学生记录 | 课程变更授权 | 学校/招生学院 | 毕业或最后一次入学日期起计5年 | |
| 学术/学生记录 | 学位、年级和入学统计 | 大学注册处 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 纪律记录-学生（违规发现和相关案件档案） | 学生档案主任办公室 | 对导致停学或开除的违法行为的最终处理记录：永久 所有其他记录：自毕业或最后一次出席日期起7年 |
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| 学术/学生记录 | 注册验证 | 大学注册处 | 自入学之日起1年 | |
| 学术/学生记录 | 入学考试报告 | 招生办公室，个别澳门威尼斯人注册网站研究生招生办公室 | 毕业或最后一次入学日期起计5年 | |
| 学术/学生记录 | 财政援助记录（注册申请人） | 包括联邦珀金斯贷款记录 | 财政援助办公室 | 奖励期结束后5年 |
| 学术/学生记录 | 等级变更表格 | 大学注册处 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 成绩表 | 大学注册处 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 年级书（教授） | 学校/招生学院 | 5年 | |
| 学术/学生记录 | 毕业名单 | 大学注册处 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 国际学生表格 | 签证文件等。 | 国际学生学者办公室 | 5年 |
| 学术/学生记录 | 推荐信（在校生） | 学校/招生学院 | 毕业后5年或最后一次入学日期 | |
| 学术/学生记录 | 名称更改 | 大学注册处 | 毕业后5年或最后一次入学日期 | |
| 学术/学生记录 | 原始成绩表 | 大学注册处 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 患者医疗记录 | 学生健康服务 | 最终治疗后20年（与BU临床单位的记录保留一致） | |
| 学术/学生记录 | 人事档案，聘任书和表格 | 参见人力资源部分 | 参见人力资源部分 | |
| 学术/学生记录 | 种族/民族统计 | 制度澳门威尼斯人注册网站研究处 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 招生材料（在校生） | 学校/招生学院 | 毕业后5年或最后一次入学日期 | |
| 学术/学生记录 | 居住证（在校生） | 学校/招生学院 | 直到注册日期 | |
| 学术/学生记录 | 居住地变更文件（非居民到居民） | TBD | 毕业后5年或最后一次入学日期 | |
| 学术/学生记录 | 课程时间表（院校） | 大学注册处 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 学生课程表 | 大学注册处 | 毕业日期或最后一次入学日期起计1年 | |
| 学术/学生记录 | 学生访问权弃权书（已注册） 学生) |
招生办公室个人毕业生 招生办公室 |
直到毕业或最后出席日期 | |
| 学术/学生记录 | 停职和解雇 | 学校/招生学院 | 毕业后5年或最后一次入学日期 | |
| 学术/学生记录 | 任期或晋升档案 | 教务长办公室 | 如果澳门威尼斯人注册行动获得批准，3年；如终身制被拒绝，任期届满后7年 | |
| 学术/学生记录 | 成绩单 | 大学办公室注册主任（MED、SDM、LAW除外） | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 成绩单-高中和其他大学（入学申请人） | 学校/招生学院 | 毕业后5年或最后一次入学日期 | |
| 学术/学生记录 | 转学学分评估 | 大学注册处 | 毕业后5年 | |
| 学术/学生记录 | 受托人澳门威尼斯人注册学术人员和指定行政人员的决定 | 受托人办公室 | 永久 | |
| 学术/学生记录 | 退伍军人管理局证书 | 大学注册处 | 毕业后5年或最后一次入学日期 | |
| 学术/学生记录 | 澳门威尼斯人注册网站研究生和专业学校学生的退学许可/请假 | 澳门威尼斯人注册网站研究生院专业学院注册处处长 | 毕业后或最后出席日期 | |
| 学术/学生记录 | 撤销授权/请假-本科生 | 学校本科生服务中心 | 2年 | |
| 学业/学生记录 | 招生数据：官方中期人口普查快照 | 将申请人和被录取的本科生和澳门威尼斯人注册网站研究生的记录级数据导入学术数据仓库 | 学术数据仓库（ADW） | 永久 |
| 学业/学生记录 | 招生数据：每日招生快照 | 将申请人和被录取的本科生和澳门威尼斯人注册网站研究生的记录级数据导入学术数据仓库 | 学术数据仓库（ADW） | 所有快照在最近的招生周期学年+前三个学年 |
| 学业/学生记录 | 学生注册：官方中期和官方期末人口普查快照 | 将注册学生的记录级别数据导入学术数据仓库 | 学术数据仓库（ADW） | 永久 |
| 学业/学生记录 | 学生注册：每周注册快照 | 将注册学生的记录级别数据导入学术数据仓库 | 学术数据仓库（ADW） | 所有开放注册的最新入学学期的快照或前三个学年 |
| 学业/学生记录 | 澳门威尼斯人注册网站数据：主要报告期的官方人口普查快照 | 将教员或教学人员的记录级别数据导入学术数据仓库 | 学术数据仓库（ADW） | 永久 |
| 学业/学生记录 | 教员数据：双月快照
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将教员或教学人员的记录级别数据导入学术数据仓库 | 学术数据仓库（ADW） | 本财政年度及前三个财政年度的所有快照。 |
| 会计与金融 | 账户对账（资产负债表） | 适当的部门 | 7年 | |
| 会计与金融 | 应付帐款凭证及附件 | 应付帐款部 | 7年 | |
| 会计与金融 | 应收帐款报表，集中生成 | 其他应收 | 7年 | |
| 会计与金融 | 应收帐款报表，单位生成 | 适当的部门 | 7年 | |
| 会计与金融 | 年度利益冲突披露报表 | 受托人办公室 | 7年 | |
| 会计与金融 | 年度财务报告及工作文件 | 总会计 | 永久 | |
| 会计与金融 | 银行记录 | 包括存取款记录，银行对账单和调节，作废支票和作废支票 | 总会计 | 7年 |
| 会计与金融 | 账单记录 | 适当的部门 | 7年 | |
| 会计与金融 | 债券和债务外部报告-最终签署副本 | 为债务发行和金融工具维护和/或债券记录（包括最终POS和OS）出具的最终报表和报告。包括监管和持续披露的生命的金融工具和债券定价信息。银行单据包括最终签署的单据。 | 财政部办公室 | 债券/掉期/债务工具的期限加上7年 |
| 会计与金融 | 债券发行或财务分析-未获批准 | 没有进展也没有恢复的项目 | 财政部办公室 | 自上次实质性修订后不超过2年 |
| 会计与金融 | 基本设备记录和设备清单 | 获奖后财务运作 | 使用联邦资金购买的设备的记录必须在最终处置（UG 200.333(c)）后保留3年。如果有任何记录处于索赔、审计或诉讼中，则必须保留这些记录，直到问题解决为止。 | |
| 会计与金融 | 现金收入 | 大学的收银员 | 7年 | |
| 会计与金融 | 折旧记录 | 总会计 | 资产年限 | |
| 会计与金融 | 工作认证 | 获奖后财务运作 | 自呈交最终开支报告之日起计3年，如拨款机构有要求，亦可延长。UG 200.333如果有任何记录正在索赔、审计或诉讼中，则必须保留这些记录，直到问题解决为止。 | |
| 会计与金融 | 债券或债务发行的最终证明文件（包括债券发行、银行协议和掉期） | 债券收益的分配，债券收益的收益，回扣的计算和支付 | 财政部办公室 | 债券期限加上7年 |
| 会计与金融 | 为管理监督目的而编制的财务报告（如每日指标报告等） | 财政部办公室 | 3年。根据材料的性质，保留期可以延长 | |
| 会计与金融 | 间接成本率计算 | 获奖后财务运作 | 自提交之日起3年。UG 200.333 (f)(1)。如果有任何记录处于索赔、审计或诉讼中，则必须保留这些记录，直到问题解决为止。 | |
| 会计与金融 | 内部财务协议 | 为分析内部决策所需的预测而创建的报告 | 财政部办公室 | 自协议结束或偿还贷款之日起2年，以较早者为准 |
| 会计与金融 | 库存 | 物业管理 | 资产年限 | |
| 会计与金融 | 日记帐分录 | 总会计 | 7年 | |
| 会计与金融 | 支持日记账分录的材料信息 | 财政部办公室 | 自日记帐日起计七年 | |
| 会计与金融 | 新客户记录和备份文件 | 总会计 | 结帐后7年 | |
| 会计与金融 | 非最终债券或债务发行工作文件（包括债券发行、银行协议和掉期） | 财政部办公室 | 债券期限加上7年 | |
| 会计与金融 | 采购卡收费文件 | 部门P-Card管理员 | 7年 | |
| 会计与金融 | 服务中心费率计算 | 获奖后财务运作 | 税率计算所涵盖的财政年度结束后的3年；UG 200.333 (f)(2).如果任何记录正在索赔、审计或诉讼中，则必须保留这些记录，直到问题解决为止。 | |
| 会计与金融 | 交换外部报告-最终执行副本 | 财政部办公室 | 交换期加上7年 | |
| 会计与金融 | 差旅费报销及附件 | 应付帐款部 | 7年 | |
| 会计与金融 | 大学审计工作文件 | 内部审计 | 7年 | |
| 校友事务及发展 | 校友记录 | 发展礼品及记录 | 永久 | |
| 校友事务及发展 | 礼物的记录 | 发展礼品及记录 | 7年 | |
| 校友事务及发展 | 原件礼品信协议，所有其他 | 一般会计/发展 | 永久 | |
| 校友事务及发展 | 计划礼品（信托，终身收入，协议，年金），房地产礼品 | 发展礼品及记录 | 永久 | |
| 建筑及设施管理 | 竣工图纸 | 设施管理及规划 | 永久 | |
| 建筑及设施管理 | 合同和协议 | 设施管理及规划 | 14年 | |
| 建筑及设施管理 | 电子设施卡出入记录 | 包括大楼刷卡访问记录 | IS&T, | 4年 |
| 建筑及设施管理 | 维修记录 | 设施管理及规划 | 7年 | |
| 公司记录 | 评审记录 | 总统办公室 | 永久 | |
| 公司记录 | 公司章程 | 受托人办公室 | 永久 | |
| 公司记录 | 校董会纪要 | 受托人办公室 | 永久 | |
| 公司记录 | 规章制度 | 受托人办公室 | 永久 | |
| 公司记录 | 宪章 | 受托人办公室 | 永久 | |
| 平等机会/平权澳门威尼斯人注册行动 | 平权澳门威尼斯人注册行动计划 | 平等机会办事处 | 7年 | |
| 平等机会/平权澳门威尼斯人注册行动 | 联邦和州要求的统计和报告 | 平等机会办事处 | 7年 | |
| 平等机会/平权澳门威尼斯人注册行动 | 非学术搜索材料和文件支持招聘选择的决定 | 适当的部门 | 自委任之日起计3年 | |
| 平等机会/平权澳门威尼斯人注册行动 | 学术搜索材料和文件支持招聘选择的决定 | 适当的部门 | 自委任之日起计3年 | |
| 平等机会/平权澳门威尼斯人注册行动 | 澳门威尼斯人注册非法歧视和骚扰的投诉 | 平等机会办事处 | 永久 | |
| 人力资源 | 保险证书、赔偿协议、合同和福利保险单 | 人力资源 | 永久 | |
| 人力资源 | 已故雇员申索 | 人力资源 | 死后7年 | |
| 人力资源 | 员工（职员）人事档案，非教员 | 包括招聘文书（申请、求职信、简历、offer信）、职位描述、遗留文件、入职记录、任命/工资表、工资和补偿记录、状态变化（晋升、调动、临时分配、裁员、辞职/终止）、绩效评估（绩效评估、绩效函授、纠正措施、荣誉）以及与职位相关的函授（与工作、歧视索赔、不公平薪酬等有关）。 官方雇员档案不包括：背景调查记录，背景调查记录，释放表格，失业索赔和保密协议。这些记录由人力资源部或相关部门保留，作为雇佣的一部分。 |
人力资源 | 分居7年后 |
| 人力资源 | 员工（教职员工）福利档案 | 包括长期残疾表格 | 人力资源 | 分居7年后 |
| 人力资源 | 教员人事档案 | 包括雇佣文书、工资记录、职位变动、任期/晋升、退休/终止以及任命建议 | 学校/就业学院 | 分居7年后 |
| 人力资源 | 教职员工福利档案 | 包括登记表格，申请表，受益人指定，工人赔偿索赔，MLOA/FMLA文书工作，长期残疾表格 | 人力资源 | 永久 |
| 人力资源 | 联邦报告要求：福利和其他附带福利计划 | 例如,5500年代 | 人力资源 | 永久 |
| 人力资源 | 残疾雇员档案 | 人力资源 | 永久 | |
| 人力资源 | I-9表格（教职员工） | 人力资源 | 3年或1年（以较长者为准） | |
| 人力资源 | I-9表格（学生） | 人力资源 | 聘用日起计3年，或终止聘用后1年(以较长者为准) | |
| 人力资源 | 个人雇佣合约 | 人力资源部或相关部门 | 分居7年后 | |
| 人力资源 | 职业伤害或疾病，与就业有关的记录 | 人力资源 | 5年 | |
| 人力资源 | 退休人员人事档案 | 人力资源 | 分居7年后 | |
| 人力资源 | 未成年人档案保护 | 人力资源 | 受害人发现或合理地应当发现该行为造成情感或心理伤害或状况之日起满35年 | |
| 人力资源 | HIPAA涵盖的记录 | 人力资源 | 雇员被解雇后7年 | |
| 人力资源 | 查册委员会记录 | 包括求职申请，简历，以及所有申请人搜索材料 | 人力资源 | 7年 |
| 人力资源 | 遣散费的协议 | 人力资源 | 期满后7年 | |
| 人力资源 | 工会协议 | 人力资源 | 永久 | |
| 人力资源 | 工人赔偿索偿及保险政策 | 人力资源 | 18年 | |
| 资讯保安及科技 | 呼叫中心日志 | 员工登录和退出呼叫管理器应用程序的日志，使他们能够处理呼叫中心路由呼叫 | 资讯保安及科技 | 1年——这些记录是临时的，只需要保留以满足运营需要，然后销毁。 |
| 资讯保安及科技 | 呼叫中心分析 | 呼叫中心日志分析 | 资讯保安及科技 | 10年-这些记录将帮助大学了解和评估随着时间的推移其不断发展的技术支持需求 |
| 保险 | 保险证书，赔偿协议，保持无害协议，合同 | 风险管理办公室 | 期满后7年 | |
| 保险 | 保险单（责任险、财险和其他险） | 风险管理办公室 | 永久 | |
| 保险 | 事件报告，事故报告 | 风险管理办公室 | 期满后7年 | |
| 法律 | 同意订单 | 总法律顾问办公室 | 永久 | |
| 法律 | 法庭命令 | 总法律顾问办公室 | 永久 | |
| 法律 | 判断 | 总法律顾问办公室 | 永久 | |
| 法律 | 释放 | 总法律顾问办公室 | 永久 | |
| 法律 | 定居点 | 总法律顾问办公室 | 永久 | |
| 医疗记录 | 患者医疗记录 | 所有提供医疗服务的单位、中心或其他实体，但学生和职业健康服务中心除外 | 最终治疗后的20年（105 CMR 140.302.） | |
| 医疗记录 | 员工医疗记录 | 职业健康服务——包括职业健康中心（OHC）和澳门威尼斯人注册网站研究职业健康计划（ROHP） | 工作期限加30年。职业安全与健康标准（OSHA）， 1910子部分Z，有毒和有害物质，1910.1020 (a))． | |
| 专利、商标和版权记录 | 版权和商标注册 | 总法律顾问办公室或技术发展办公室 | 永久 | |
| 专利、商标和版权记录 | 发明转让表格 | 科技发展办公室 | 永久 | |
| 专利、商标和版权记录 | 许可协议 | 科技发展办公室 | 终止后7年 | |
| 专利、商标和版权记录 | 原始专利和相关工作文件 | 科技发展办公室 | 永久 | |
| 专利、商标和版权记录 | 皇室的记录 | 科技发展办公室 | 专利期限或TM加7年 | |
| 工资 | 年度付款记录 | 大学薪资办公室 | 永久 | |
| 工资 | 向联邦和州当局提交的信息申报表 | W-2、941、1042S等。 | 大学薪资办公室 | 7年 |
| 工资 | 工资扣除授权表格（W4， ACH，债券） | 大学薪资办公室 | 雇佣关系结束后5年 | |
| 工资 | 工资凭证 | 大学薪资办公室 | 3年 | |
| 工资 | 付款和扣除记录 | 工资登记簿，扣除清单，调整表 | 大学薪资办公室 | 5年 |
| 工资 | 考勤卡，学生 | 适当的部门/电子，学生就业 | 发薪日起计3年 | |
| 工资 | 考勤卡，非学生 | 适当的部门 | 3年 | |
| 公共安全 环境健康与安全 |
事故报告 | 大学警察 | 报告日期后7年 | |
| 公共安全 环境健康与安全 |
犯罪报告 | 大学警察 | 报告日期后7年 | |
| 公共安全 环境健康与安全 |
每日的日志 | 大学警察 | 永久 | |
| 公共安全 环境健康与安全 |
财产损失报告 | 大学警察 | 报告日期后7年 | |
| 公共安全 环境健康与安全 |
通风柜测试记录 | 环境健康与安全 | 3年 | |
| 公共安全 环境健康与安全 |
危险废物处置清单和报告 | 环境健康与安全 | 3年 | |
| 公共安全 环境健康与安全 |
事故记录 | 环境健康与安全 | 5年 | |
| 公共安全 环境健康与安全 |
辐射安全训练纪录 | 环境健康与安全 | 3年 | |
| 采购 | 采购订单、合同、协议 | 采购部门 | 7年 | |
| 不动产 | 采购产品物业契约，地役权，许可证，通行权，租赁，优先购买权，剩余权益，抵押 | 总法律顾问办公室 | 永久 | |
| 不动产 | 向税务管辖区提交的物业税申报表 | 总会计 | 7年 | |
| 赞助的项目，合同和赠款 | 赠款和合同申请，提案和支持文件 | 赞助项目 | 自呈交最终开支报告之日起计3年，如拨款机构有要求，亦可延长。UG 200.333 对于国防部、GSA和NASA合同（以及相关记录或文件，包括成功和不成功的提案），文件必须在最终付款后保存6年。48 CFR 4.805。如果有任何记录处于索赔、审计或诉讼中，则必须保留这些记录，直到问题解决为止。 |
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| 赞助的项目，合同和赠款 | 澳门威尼斯人注册人体受试者记录的记录 | 澳门威尼斯人注册网站研究合规办公室 | 学习结束后7年，如果主办方要求，时间可以更长 | |
| 税 | 消费税申报表 | 总会计 | 7年 | |
| 税 | 信息返回 | 990、1099、Form PC等。 | 金融事务 | 20年 |
| 税 | 销售税申报表 | 总会计 | 7年 |
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