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政策声明

波士顿大学要求大学记录在特定时期内保留，并指定了官方存储库进行维护。这些记录必须按照本文件中概述的程序进行管理。

政策原因

波士顿大学致力于有效的记录保留，以保存其历史，确保关键记录可用于满足业务需求，符合法律要求，优化空间使用，最大限度地降低记录保留成本，并确保过时和无用的记录被销毁。

谁应该知道这项政策？

负责维护任何格式记录的任何大学澳门威尼斯人注册，以及创建、存储或使用任何格式大学记录的所有波士顿大学教职员工

定义

活动记录：生成该记录的办公室、部门或大学其他区域当前使用的原始大学记录。活动记录在不同的年限内保持活动状态，这取决于创建它们的目的和法规要求。活动记录可以保存在起始办公室或异地存储公司。活动记录包括所有格式的记录，包括但不限于：纸质、纸质、数字化或扫描文件、电子文件和所有其他格式。

档案记录：具有永久或历史价值的原始大学记录，不活跃，不需要保留在其起源或收到的办公室。档案记录被无限期地保存在大学档案馆。大学的记录管理员将对是否将记录保存在大学档案馆做出所有最终决定。

电子记录：以无形电子形式保存的大学记录。电子记录包括但不限于：文字处理文档、电子表格、数据库、HTML文档、扫描或图像文档，以及在线存储、主机、计算机硬盘驱动器或任何外部存储介质（包括磁盘和拇指驱动器）上的任何其他类型的文件。适用于有形大学记录的保留标准也适用于电子记录，记录保留表中概述的保留期限同样适用于所有格式的大学记录。

缩微胶片：一种由缩微胶片组成的记录格式，通常用于最大限度地提高空间效率。以纸质形式保存的大学记录与以纸质或电子形式保存的记录受相同标准和保存期限的约束。

非活动大学记录：非活动记录的原始大学记录，但仍必须按照以下记录保留表进行维护。非活动大学记录通常保存在大学首选的场外存储供应商或校园内的其他位置；但是，具有历史意义的非活跃大学记录由大学档案馆按照记录管理员或其指定人员的指示保存。

官方档案库：指定负责保存和及时销毁特定类型的大学官方档案的办公室或部门。大学的记录管理员或指定人员将对大学记录官方存储库做出最终决定。例如：Payroll Office是年度员工工资记录的官方存储库。不是大学记录官方存储库的办公室和部门不需要保留这些记录的副本。

场外存储：任何格式的不再需要的大学记录都可以存储在大学首选的场外存储供应商处。场外存储供应商提供收费服务，用于收集和维护非活动记录，并在校园再次需要这些记录时提供这些记录。有关如何在场外存储中存储记录的说明，请参阅本策略的“过程”部分。

个人信息：包括个人姓名和社会安全号码的记录；驾驶执照号码或麻萨诸塞州身份证号码；金融账户号码，或信用卡或借记卡号码，有或没有任何必需的安全码、访问码、个人识别号码或允许访问个人金融账户的密码；或者生物识别指示器。个人信息是高度敏感的，必须在任何时候都加以保护和保护。

记录管理员：大学的记录管理员应由校长或校长指定的代表确定，最初应由行政服务副校长确定。在与执行副校长和大学教务长协商后，档案管理员可以将某些政策执行职能指定给其他办公室。

记录委员会：大学的记录管理员应召集一个记录委员会，制定实施本政策的程序，并帮助确保合规。记录委员会应包括来自校长、信息系统和技术、大学教务长、医学院教务长、财务总监、人力资源、内部审计、大学注册主任、澳门威尼斯人注册网站研究合规、总法律顾问办公室的代表，以及记录管理员在与执行副校长和大学教务长协商后认为适当的任何其他办公室或部门的代表，包括教员代表。

大学记录：任何记录/文件的原件或正式副本，包括任何格式的电子记录。格式包括但不限于：纸质、纸质和电子。大学的记录管理员或其指定人员将对大学记录的官方存储库做出最终决定，这些记录的官方存储库在本文件末尾的表格中确定。不是大学记录官方存储库的办公室和部门不需要保留这些记录的副本。

责任

大学档案管理员负责在所有以任何格式保存大学档案的部门和单位执行这项政策。大学档案管理员应在档案委员会的协助下监督本政策的实施，包括制定有关本政策的审查、监督和治理的程序，并包括任何必要的培训。每个单位经理或部门主管负责按照记录管理员和记录委员会制定的程序在其单位或部门内实施本政策。

一般程序声明

在与大学档案管理员或其指定人员协商并在其指导下，每个单位经理或部门负责人或其指定人员必须：

• 根据各自的职责范围，确定适当的大学档案格式；
• 实施单位和/或办公室的记录管理实践；
• 确保这些管理措施与本政策一致；
• 教育行政单位内的员工了解健全的档案管理做法；
• 保存具有历史价值的非活跃大学记录（见本文件的“定义”部分），并将这些记录转移到大学档案馆；
• 确保按照大学的所有政策限制访问包含个人信息的机密文件和文件或电子媒体。对选定档案的长期查阅限制；
• 档案在移交大学档案室时应注明；和
• 在适用的保存期过后，销毁没有存档价值的非活跃大学记录。

记录的处理和销毁

当大学记录的规定保存期限（见记录保存表）已过，该单位的行政经理应确保记录被妥善处理，除非这些记录对大学具有历史价值。行政经理应咨询大学档案管理员，指定那些档案。

个人信息，包括学生个人信息（定义见本政策的定义部分）应按照大学数据保护标准安全处理。除非存在合法的商业目的，或者法律法规要求保留，或者由于信息的保存方式而无法合理可行地进行有针对性的处理，否则，所有纸质格式的证明文件都必须在信息最后使用日期后不迟于两年内安全处置。大学目前根据业务需要无限期地维持电子支持。

选项A：未激活的大学记录

如果您确定由于业务原因不再需要活动记录，但适用的保留期尚未到期，则非活动大学记录可以转移到大学首选的场外存储供应商之一。联络大学档案管理员或其指定人员：

1. 审核要发送到场外存储的记录。
2. 请求存储盒（1个完整的文件抽屉= 2个盒子）。
3. 向大学首选的异地存储供应商申请转移表格。
4. 为取箱安排一个时间。

选项B：档案记录

如果您在与大学档案管理员或其指定人员协商后确定您拥有档案记录，并且适用的保存期限已过，请将这些记录转发给大学档案馆。

选项C：非档案记录

如果您确定活动记录不是存档记录，并且适用的保存期已过，则应以下列方式之一销毁这些记录：

1. 回收不包含个人信息的非机密纸质记录。
2. 对于包含个人信息的记录：
   1. 记录必须经过编辑、焚烧、粉碎或粉碎，使个人信息无法实际读取或重建；
   2. 包含个人信息的电子记录和其他非纸质媒体应被销毁或删除，以使个人信息无法实际读取或重建。与信息技术办公室联系，确保电子媒体被适当销毁。

定期审查大学信息系统或设备（包括大型机、小型和微型计算/存储系统）中生成和维护的记录，以确保满足这些要求。

附表（参见工具和参考资料部分）列出了大学记录的官方存储库以及这些记录必须保留的时间。

政府规定可延长记录保存期限；司法或行政许可令，私人或政府合同，未决诉讼或审计要求。此类修改取代了本政策中列出的要求。由于上述任何原因而要求暂停销毁记录，将由总法律顾问办公室、内部审计办公室、财务事务副总裁办公室、澳门威尼斯人注册网站研究管理办公室或赞助项目办公室向受影响单位发出通知。

没有一个文档列表是详尽的。澳门威尼斯人注册这些表格中未包含的任何特定文件或文件类别的保存期限的问题，应向大学记录管理员，其指定人员或总法律顾问办公室提出。

非官方档案库的部门和单位保留了这些大学记录的副本或多份副本，当这些记录不再有用时（不迟于本政策规定的期限），应将其处理掉。

工具和参考资料

记录保留表

特殊情况和例外情况

对记录保留表的修订：记录保留和数据安全政策委员会可酌情与执行副校长或教务长协商，经其批准，不时对记录保留表进行修订。执行副校长或教务长可将提出实质性问题的任何拟议修正案提交适当的委员会。

联系人

电子媒体存储595联邦大道，658室波士顿MA 02215 617-353-2780

非活动大学记录访问公司的场外存储布拉德·沃克，波士顿大学客户主管brad.walker@accesscorp.com 978-399-5002参见：/sourcing/wdyn/record-retention/

法规解释和保留期限查询总法律顾问办公室125湾州路波士顿MA 02215 617-353-6500大学档案管理局副总裁行政服务一Silber Way波士顿MA 02215 617-353-6500

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