---

政策声明

需要定期对大学总账进行日记账“调整”交易，以纠正错误、转移资金、积累或推迟收入和费用。大学的日记账政策要求所有的日记账必须由授权和训练有素的用户创建和批准，与大学的会计政策和美国公认会计原则（US GAAP）一致，发布到适当的成本对象和总账账户，包含足够的支持文件，并遵守赞助商和捐赠者的限制。

费用和收入必须在成本对象的开始日期和结束日期与使用的总账之间。应计和递延日记账分录应遵循美国公认会计准则，确保费用记录在收到货物或服务的期间，收入记录在赚取期间。

政策原因

日记账分录反映在大学的外部财务报告和监管文件以及内部管理报告中。本政策的目的是确保大学的日记账条目准确，与所有相关政策和限制一致，并妥善记录，作为确保大学财务报告质量和可靠性过程的一部分。

谁应该知道这项政策？

总账、预算、机构澳门威尼斯人注册网站研究、设施、奖后财务等中央业务部门；部门财务管理人员；日志条目创建者；以及日记账审批人。

定义

日记账是大学总账系统中的一项交易，用于纠正错误、转移资金、积累或推迟收入和费用。在某些情况下，日记账分录可用于记录原始交易，例如，电汇付款，或大学出纳、学生账户和财务系统之外的资金收据。

特殊情况和例外情况

• 此策略仅适用于用户在SAP中创建的手动日记账分录- SA， YC， ZJ， KZ和ZU文档类型。由馈线系统（如学生账户，出纳，电信）或由SAP分配流程（如评估和成本表）创建的日记账分录不在此策略中。
• 为了确保适当使用总账转帐，通常用于将资金从一个成本对象转移到另一个成本对象，所有转帐总账的日记账分录都被发送到SAP工作流程中的预算、计划和机构澳门威尼斯人注册网站研究部门进行审查和批准。
• 任何入帐到资产负债表的分录都要送交总会计处审查和批准。
• 设备成本分析部门审核所有资本设备账户的分录。

责任

 

部门数据保管人职责：

• 定期（至少每年）审核和批准用户发布和/或批准日记账分录的访问权限
• 确认部门内被授权和批准的人员阅读、理解并遵守既定的记账政策
• 确保这些人了解其他相关的大学政策和程序，以及赞助商/捐赠者的条款和条件
• 确保有效的审查和审批程序在部门内到位，并始终遵循
• 根据大学的记录保留政策，实施和维护一个有效和高效的系统，以保留支持文件以供审计核实（即保留源文件的电子或纸质副本）

日志条目创建者职责：

• 确保日记账分录是用于该事务的正确事务（例如，应通过payroll系统更改工资分配）。
• 为每一个日记账分录附上适当的证明文件
• 验证SAP中条目的编码是否准确，是否符合大学政策和程序、美国公认会计准则以及赞助商/捐赠者条款和条件（如适用）
• 确保日记账行项目的描述和解释清楚地向读者说明分录的目的（不要使用：“纠正错误”、“转移”、“恢复”等）。
• 对于收费的成本对象，确保成本对象的所有者知道费用，并已授权过账
• 对于奖助金、赠予、及捐献费用标的，确保符合赞助人或捐赠人的相关限制

日记账审批人职责：

通过最终审查提供“双重检查”，确保正在审查的日记账分录符合上述为日记账分录创建者描述的所有测试

总会计处职责：

• 建立和维护所有相关的政策，程序和补充信息有关的日记账入账和审批程序
• 如有必要，提供培训和持续协助，以确保所有政策和程序被大学各部门理解和遵守
• 授权日记帐分录到资产负债表账户（通过工作流程直接发给总会计审批人）

中央其他行政部门职责：

• 颁奖后财务运作（PAFO）-审查所有成本转移日记账分录（通过工作流程直接提交给PAFO审批人），以确保分录符合政府法规和特定的赞助商条款-参见赞助项目手册中的“成本转移”政策。
• 预算与制度澳门威尼斯人注册网站研究-审查所有在成本中心、内部订单和WBS部门之间转移资金的日记账分录，以确保转移是适当的，并且转移总账账户被正确使用。
• 设施成本分析-检查设备总账上的所有日记账分录，确保设备的购买和处置得到正确的记录，并确保大学固定资产分类账所需的所有信息都已记录。

相关文件及/或受影响的政策

记录保留政策会计政策（见一般政策和程序部分）签名权限政策成本转移政策

工具与参考

在BU工作流程指南中进行日记账培训

联系人

Nicole Tirella，财务运营副总裁和大学财务总监

Brianna Fanning一般会计和财务报告副总监617‐353‐7775

Meghan Tracey主管，预算和规划617-353‐4330；

Gretchen Hartigan， Post Award财务运营助理副总裁617-358‐6361

---