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有效日期:2015年2月1日 修正:2024年10月3日
策略
就业、财务和行政

差旅和商务费用政策（6.4.1）

负责办公室 财务总监办公室

目录表

政策及简介

保单声明、保单原因谁应该知道这份保单？定义大学旅行卡首选供应商角色/职责与赞助奖项相关的旅行

差旅费政策

运输

a.机票b.租赁车辆c.铁路旅行d.其他运输费用

住宿、餐饮、会议登记、差旅预支、每日津贴、配偶差旅、国际差旅、团体差旅非员工/客人/访客未来员工面试/招聘搬迁/搬迁援助需要额外的通勤

业务费用政策

其他业务费用

a.会费b.给员工的礼品和奖励c.电话和电信费用d.用品e.当地差旅费

费用报告流程

a.提交费用报告b.收据文件c.处理旅行卡费用并获得报销d.审批流程

遵守政策

一种侵犯。

资源

工具相关文件和政策联系方式附录A：可报销和不可报销费用附录B：赞助项目指南

政策及简介

 

政策声明

大学商务旅行、澳门威尼斯人注册网站研究、教育和公共服务活动对许多大学的教职员工和学生以及官方商务访客来说是一项宝贵和必要的活动。商务旅行和其他商务费用的费用，在适当的文件，批准，并符合大学政策和美国国税局和赞助商的规定报销。

旅行者在旅行时应感到安全和舒适，并且不应因代表大学进行商务旅行而获得或损失个人资金。学校只会资助合理、必要和适当的差旅和商务费用；私人性质的开支是不允许的，是员工的义务。

旅行和/或安排他人旅行的教职员工应了解学校可用的资源，以确保所有旅行者的安全和保护，并遵守本文件和相关政策部分中详细说明的所有相关要求。

所有教职员工在使用大学资金安排旅行以及在旅行期间发生旅行和商务相关费用时，都必须使用大学旅行卡。

在处理大学事务时，教职员工应保持最高的道德标准，并牢记他们作为负责管理大学资金的人的责任。

政策原因

本政策文件包含指导如何确保商务和旅行费用是适当的，充分利用大学资源，并符合联邦和国税局的规定。澳门威尼斯人注册交通、住宿、餐饮和其他商务和旅行费用的部分，以及费用报告过程的程序都包括在本政策中。有关如何获得和使用大学旅行卡的其他信息，请参阅旅行卡政策。

谁应该知道这项政策？

除了大学员工和非员工出差或产生业务相关费用外，这项政策还影响到主管和财务管理员。以下部门负责本政策的管理和监督：主计长办公室、全球项目、奖项后财务运营、赞助项目、风险管理和采购。

定义

业务费用 在波士顿大学开展业务所需的任何可报销的普通费用，不属于差旅费。
商务餐 与学生、同事、捐赠者、与大学有业务往来的个人或实体或在进行具体业务讨论时寻求与大学开展业务的个人或实体用餐。
国内旅游 任何发生在美国、其领土或加拿大境内的旅行（根据《飞美国法》，加拿大不被视为外国）。出于保险目的，租车时，国内旅行不包括加拿大或美国领土。
娱乐费用 为参加通常被认为是提供娱乐、娱乐或消遣的活动而产生的可报销的普通和必要费用。包括提供给顾客或客户的非商务餐。
费用管理系统 波士顿大学使用的电子工具，用于自动报告、批准和处理差旅和业务费用报告。目前使用的工具是同意旅行和费用。
金融审批者 在学校/学院/单位成本中心的SAP（财务会计）中担任财务成本对象审批员。该人员负责在费用管理系统中完成费用报告的二次审批（在主管批准后）。更多细节请参见“角色和职责”一节。
国外旅行 任何发生在美国、其领土或加拿大境外的旅行（根据《飞美国法》）。租车时，美国领土和加拿大被视为外国领土。
美国国税局责任计划规则 雇主对雇员的任何报销，为了避免对雇员征税，必须遵循美国国税局的规定。负责计划”规则。根据这些规定，如果报销和/或津贴与合理的业务联系，在合理的时间内向雇主报告，并且任何超额的报销/津贴都退还给雇主，则雇员不应被视为应纳税所得额。
每日 每日津贴：按每日固定数额计算的每日津贴，用于支付住宿和/或膳食费用以及所发生的所有相关税费和酬金。国内旅行的每日费率由总务管理局确定。外国汇率由美国国务院制定。
主管（或委托） 作为员工在SAP（人力资本管理）的直接主管。该人员负责审核和批准任何直接下属在费用管理系统中提交的费用报告。这个角色也可以委托给费用管理系统中的另一个人。更多细节请参见“角色和职责”一节。
旅行社代理人 有关大学目前的旅行社合作伙伴的信息可以找到在这里。根据旅行的性质，大学偶尔会使用其他授权代理商。
大学基金 任何由大学直接提供和管理的资金（如捐赠基金、礼品、一般预算资金和由大学来源提供的自由支配资金）。大学基金不包括由赞助机构提供给波士顿大学并分配给首席澳门威尼斯人注册网站研究员或教职员工的资金（例如联邦资助/公司资助）。

大学乘车卡

所有员工在使用学校资金预订旅行和发生旅行相关费用时，都必须使用大学旅行卡。当不使用大学资金时，鼓励员工使用该卡支付所有大学旅行和商务费用。使用该卡减少了员工在费用报告过程中所涉及的时间和精力，简化和自动化了审批过程，并改进了大学旅游目的地和供应商的前后报告。改进的报告有助于大学在紧急情况下定位旅行者，协助国税局要求的澳门威尼斯人注册外国活动的报告，并加强大学与旅行供应商改善定价和服务的谈判地位。

大学旅行卡是公司责任卡，这意味着它是由大学直接计费和支付的。旅行卡与学校的在线旅行和费用管理系统集成，使费用报告过程自动化。

全职教职员工（通过学校的工资系统支付）预计代表学校旅行，有资格申请旅行卡，并获得主管批准。

从旅行卡中扣除的个人费用

大学旅行卡一般不允许个人开支。一个例外是附属个人费用，其中个人费用不能轻易地与大学费用分开。如果员工在旅行卡上收取个人费用，员工应在费用报告工具中注明该费用为“个人”费用；个人费用也可以在旅游部门或大学审计员的事后审查中确定。个人开支须由雇员向大学报销。

有关大学旅行卡的政策和程序，包括申请流程和个人费用的可用偿还机制，请参阅大学旅行卡政策。

首选供应商

为了最大限度地节省大学的费用，旅行者应该尽可能使用大学首选的供应商预订旅行。有关波士顿大学首选旅游供应商的列表，请参阅首选供应商列表。

通过MASCO（医学学术和科学社区组织）的会员资格，大学旅行者可以通过大学的在线旅行预订工具或直接通过大学的一家旅行社获得节省机会。请使用以下链接了解详细信息-MASCO旅游计划。

我们首选的许多供应商为个人旅行者提供折扣和忠诚奖励计划（最常见的是“里程”奖励计划）。为了旅客的利益，这些折扣和奖励计划可以继续使用，作为大学首选供应商安排和大学旅行信用卡的一部分。

角色/职责

部门、学院和学院部门及其各自的学院或学院院长办公室（如果适用）负责维护控制结构，以监控所有支出，包括差旅和商务费用报销，并应确保使用大学资金的教职员工了解并理解大学的费用报销政策。学校、学院和部门可以对差旅和商务费用实施比本政策要求更严格（而不是更宽松）的控制，并负责沟通和实施这些修改后的控制。

差旅人员（或承担可报销业务费用的个人）差旅人员/承担业务费用的个人和处理费用报告的个人负责确保差旅和业务费用政策得到遵守（即使预订/报告功能委托给另一个人）。这包括获得适当的批准，填写所需的表格，保存和提交足够的支持文件以供审查（即原始的分项收据）。

主管有责任确保本政策的执行，并核实费用和费用报告是否符合以下标准：

  • 差旅/商务费用是在处理大学事务时发生的；
  • 费用报告和证明文件中包含的信息准确并符合本政策；
  • 费用符合适用的赞助计划标准并符合适用的法规（根据OMB通告A-21）。

主管还应采取必要措施，确保在旅行者旅行日期之前批准商务旅行。

费用管理系统允许将批准权委托给另一个人，以方便管理。费用管理系统中的审批人通常是差旅人员的直接主管。鼓励所有出差员工的直接主管在系统中保留审批人的角色。在某些情况下，当直接主管不在时，直接主管可以将批准权委托给另一个人。被委托的审批人应了解差旅卡和差旅政策，具有批准差旅费用报告的知识和判断能力；被委派的审批人不能是向过境者报告的个人，也不能是过境者。

未经员工主管的书面批准，不允许在费用管理系统中授权审批。

财务审批人财务审批人负责在费用报告提交给差旅部门进行处理之前对其进行最后审查。具体而言，该审批人应确保：

  • 报告中指出的任何和所有“审计标志”都已清除或处理；“审计标志”是内置于费用管理系统中的规则，用于在费用条目超出预期参数时自动提醒差旅人员和/或审批人。常见的例子包括缺少收据文档、高金额、缺少必需字段的条目、违反策略等。
  • 费用记入适当的账户，包括总账账户、成本中心、资助项目或赠款（如适用）；和
  • 有足够的资金用于这笔开支。

主管和财务审批人在批准费用报告和确保遵守本政策方面发挥关键作用；因此，如果主管或财务审批人对提交的费用有任何疑问或问题，他/她应该向旅行者寻求澄清。如果主管或财务审批人对批准某项费用感到不舒服，或注意到可疑的差旅/商务费用活动模式，他/她应联系差旅部门以确定下一步的步骤。

旅游部门

旅游部的总体职责如下：

  • 波士顿大学旅游预订客户服务支持；
  • 对差旅和商务费用管理系统进行持续培训和支持；
  • 及时处理差旅和商务费用报告；
  • 审核差旅和费用报告是否符合政策要求。

旅游处与其他部门合作，包括应付帐款、奖励后的财务运作、资源及采购、资讯系统及科技（IS&T），以及大学的学术和行政单位，履行这些职责。

与赞助奖项相关的旅行

赞助奖项的差旅费用受本文件中所述政策的约束。在某些情况下，赞助奖励可能有额外的限制，例如在旅行前需要赞助商批准，使用美国航空公司进行航空旅行，以及严格的预算限制。所有使用赞助资金的旅行者都应该了解并遵守他们的资助或合同的具体要求。作为差旅人员费用报销文件的一部分，对于由联邦拨款或合同支付的任何差旅，都需要首席调查员（PI）对费用报告的书面批准。提交的费用报告和联邦补助金费用由奖励后财务运营（PAFO）每季度审查一次。有一些费用可以由大学报销，但不能从联邦拨款或合同中收取。示例见附录B。欲了解更多信息，请联系赞助计划和/或奖励后财务运营。

差旅费政策

 

运输

一般来说，大学员工商务旅行的所有交通和住宿费用（包括机票、汽车租赁和铁路）应直接或通过部门管理人员记入旅行卡。由大学安排的客人和其他非员工的旅行费用也应通过系管理员或大学旅行社记入旅行卡。

机票

航空旅行只可报销经济舱机票，旅客应尽量确保在预定行程出发前至少14天完成所有机票预订。

旅客需自行支付航空公司的升级费。为方便起见，旅行者可以在旅行卡上收取机票升级费用，但除非事先批准，这些费用必须在费用管理系统中指定为“个人”费用，并将从旅行者的任何其他费用中扣除。因医疗问题请求例外的旅行者必须向波士顿大学平等机会办公室提交支持性医疗文件，该办公室将向教务长或校长提供有关请求的建议，以供最终决定。

这些政策的任何例外都必须得到大学教务长或校长的批准。

对于用旅客自己的奖励（即飞行常客里程）购买的航班，学校将不予报销或支付。奖励里程的使用不应影响旅行者预订旅行时对航空公司的选择，因为其他同等的航空旅行选择对大学来说是更低成本的选择。奖励里程可用于升级为大学旅行而购买的航班，而不是经济舱机票。使用这些奖励里程将不会获得退款。

大学不会报销使用私人飞机进行商务旅行的费用。

在联邦资助项目下旅行时，机票费用受管理和预算办公室根据OMB通告a -21制定的指导方针的约束。联邦法规禁止向联邦资助的项目收取商务舱（或头等舱）住宿费用，除非赞助机构特别批准。如果旅行者乘坐商务舱，并且学校已经批准使用商务舱机票，则旅行者必须将商务舱和最低票价经济舱机票之间的差额分配给非赞助的可自由支配费用对象。

旅客必须遵守美国飞行法案，该法案要求旅客使用：

  • 美国国旗航空公司；或
  • 根据美国国旗航空公司代码共享协议运营的外国航空公司，并识别美国国旗航空公司的指定代码和航班号。

这些承运人必须使用，除非旅客能证明这些承运人是不可用的。

如果未使用的机票是由大学直接代购的（使用旅行卡时），旅行者应在行程取消后3天内通知旅游部。旅行者应与供应商（大学旅行社、航空公司等）合作，以处理针对未来旅行的信用或退款。请注意，任何未使用的机票和取消的旅行都不能向资助/赞助机构收取费用；如果确实发生这种情况，交易必须撤销，并改为记入部门帐户，以便将来部门受益。

租赁车辆

在国内或国际上租车时，学校只会根据提交的收据支付租车费用和相关的租赁费用（即汽油）。旅行卡应用于支付所有租车费用。租用车辆的里程将不获发还。

当在国内（在美国境内）租车时，波士顿大学的保险包括员工以及为商业目的租用车辆的车辆；因此，员工不应签署（或草签）汽车租赁公司提供的额外保险范围（包括碰撞损害豁免和责任损害豁免）。

在国际租车时（包括加拿大、墨西哥、波多黎各和加勒比群岛），如果旅行卡未用于在国外租车，则应为车辆购买责任保险和碰撞保险。

记得使用旅行卡租车，以获得免费的主要碰撞损害豁免（CDW）保险为租赁车辆的全部价值。使用该卡可以减少学校在任何事故上的支出，并帮助系里避免任何过失事故的500美元免赔额。该覆盖范围目前在全球范围内可用，包括在市政，州和联邦维护的道路上行驶的汽车，15座小型货车和运动型多功能车。

租用车辆意外如因大学公务旅行时，租用车辆发生意外，旅客应：

  • 在离开事故地点之前，立即致电当地执法部门，提交适当的警察和租赁公司报告；
  • 致电大学风险管理办公室，提供以下信息：
  1. 确认与大学有关的业务发生意外详情的声明；
  2. 租赁协议复印件（双方）；
  3. 已批准的差旅费用报告复印件；
  4. 汽车租赁公司的信件（如有）；
  5. 警方事故报告副本；
  6. 支持任何其他损坏费用（如信用卡账单）。

风险管理部门澳门威尼斯人注册汽车租赁、事故和保险的更多信息见风险管理部门-车辆。

个人车辆使用在符合成本效益的情况下，学校允许使用私人车辆进行商务活动。如果旅行的长度和持续时间是这样的，车辆旅行（里程+膳食+住宿）比使用经济机票更昂贵，那么不应该使用这种选择。员工将按美国国税局现行的每英里费率报销，加上适当记录的停车费和过路费。美国国税局每英里费率包括汽车在当地旅行或离家运输的总费用，包括汽油、机油、保养、修理等项目。

使用个人车辆进行商务旅行，必须持有有效的驾驶执照和所使用车辆的登记。旅行者还必须购买并维持马萨诸塞州的最低法定保险限额，即每人20,000美元和每次人身伤害事故40,000美元。如果在学校出差期间发生意外，您的个人汽车责任保险仍然有效。学校的汽车责任保险是二级保险，仅在超过个人保险的政策限制后才适用。学校的政策不包括个人汽车的物理损坏。个人交通运输的申报总费用不得超过同等的允许的经济机票费用。

铁路旅行

只要旅行的总费用与最低的经济舱机票相当或更便宜，旅客就可以报销铁路旅行。

其他运输费用

其他可报销的交通费用包括出租车，机场班车，通行费，停车和公共交通费用，同时批准波士顿大学旅行。所有这些选择都应以现有的最低费用安排。交通违章罚款或停车罚单将不予退还。任何包车旅行服务都应通过认可的供应商预订。所有包车服务，必须按照大学的包车及穿梭巴士服务政策安排，以确保所有旅客的安全。任何包车旅行应在旅行前与采购部门沟通并获得批准。

住宿

旅客应在出发前至少14天预订价格合理的酒店和汽车旅馆。许多酒店和汽车旅馆对那些自称是大学教职员工的人收取折扣。大学员工的预订和住宿可以使用旅行卡保证（大学采购卡不得用于此目的）。

由于酒店预订通常是为了保证晚到者的住宿，因此旅行者需要及时取消预订，以防止“未到”的费用。这些费用将不予资助，除非院长或副校长批准。一个典型的允许情况是由于紧急情况而取消。如果直接付款，波士顿大学必须在发票上被列为购买者。只收取住宿费及相关税金。

在大学商务旅行期间住宿在私人住宅的旅行者必须事先获得校长或教务长的批准，以便处理这些费用，以代替标准的酒店费用。

超过七(7)个工作日的旅行可报销干洗费用。在酒店房间使用互联网的相关费用，如果需要访问的业务目的是报销。酒店税

大学是一个免税组织，但旅行者经常必须支付酒店收取的某些税。在某些州，如果满足某些条件，可以免除部分/全部这些税。有关各州及其适用条件的列表，请访问美国总务管理局州税务信息页面。

餐

单餐收据应随附在费用报表上。除非在某些情况下（参见“每日津贴”部分），或者在赞助奖励允许的情况下，学校不鼓励使用“每日津贴”（即每日固定费率以支付费用）。所有与用餐有关的费用，包括商务/娱乐费用，应以实际成本为基础，并附有收据。

如果餐费包括员工以外的个人费用（例如商务会议），则费用报告必须注明金额、出席者姓名、出席者头衔（和机构/公司）、业务目的、地点和用餐日期。通常，除非赞助项目协议中明确允许，否则不能向赞助项目收取食品和饮料费用。对于所有餐费，无论资金来源如何，酒精饮料必须在费用报告中分开，并记入非赞助的全权帐户。在费用管理系统中，当逐项列出餐费时，这个功能是自动化的。

商务餐需凭旅行卡购买。大学采购卡不应用于支付商务餐。

会议注册

所有会议注册费应使用旅行卡支付，无论会议是否涉及过夜住宿。购货卡不应用于支付上述费用，即使不涉及过夜住宿。

旅行卡还应用于预订与会议或研讨会有关的所有过夜住宿。

参加会议的机票，如有必要，应使用上述机票部分概述的相同政策购买。所有的航班都应该提前预订，以利用有竞争力的价格。

如果参加会议的员工或非员工没有旅行卡，则应由部门管理员预订注册和旅行安排，以确保费用直接支付给大学。只有不包括在会议费用内的合理杂费才有资格报销（即不包括在会议费用内的餐费、里程等）。

旅游发展

鉴于旅行卡在全球范围内被接受，除了有限的例外情况外，大学不允许预支现金。所有提前申请必须在预定行程出发前至少七(7)天完成。

旅游卡预支可在旅游卡上预支（可通过自动取款机提现）。预支请求必须得到旅行者主管、财务审批人和旅行卡管理员对现金预支请求的批准。一旦获得批准，旅行卡管理员将联系旅行卡供应商设置预支，然后在可提取资金时通知旅行者。旅行卡上的预付款将在预定行程的最后一天结束时到期。

如果获得批准，预支资金将自动反映在旅行者的费用报告中，旅行者将被要求在旅行返回后的30天内提供详细的收据，说明预支资金的使用情况。未使用的预支金额应在费用管理系统中分类为费用类型“现金预支返还”，并从其他欠持卡人的资金中扣除。由员工确定的未使用的差旅预付款导致的剩余金额必须偿还给大学。有关更多细节和可用的还款方式，请参阅旅行卡政策。

对于未核对和/或未付预支款的旅行者，将不发放新的预支款。

每日津贴

如果事先得到批准，旅行者可以使用每日津贴来吃饭。当使用赠款旅行时，当赞助机构规定了每日津贴，或在延长旅行期间，维持实际费用收据的详细资料在行政上是繁重的，使用每日津贴可能是适当的。使用每日津贴必须事先得到主管的批准。

有每日津贴的旅行者不需要提供实际费用的文件，但需要证明确实为有效的商业目的而旅行。一般来说，如果每日费率超过所发生的费用，旅行者不应使用每日津贴。要求偿还的费用超过规定费率的任何费用，都需要提供分项收据。

无论采用何种报销方法（实际费用或每日津贴），在整个旅行期间都必须采用这种方法。例如，在这项政策下，不允许报告旅行第一天的实际费用，然后在旅行的其余时间使用每日津贴。如果住宿和/或膳食是免费提供给旅行者的（即旅行者参加了由其他人支付的晚餐），则不允许按日偿还费用。此外，根据美国国税局的规定，应遵循以下指导方针：

  1. 一整天的旅行（通常是过夜）= 100%的既定价格
  2. 旅行的第一天/最后一天=既定费率的75%

每天的费率通常是由总务管理局（GSA）制定的国内地点，由国务院制定的国际地点。对于国内和国外旅行，费用管理系统将根据地点和旅行时间自动分配每日费率。

配偶旅行

在某些情况下，员工的配偶可能出于合理的商业目的前往大学并代表大学参加特定的活动，并且配偶的差旅费将根据本政策得到报销。所有这些情况都需要校长或教务长事先书面批准配偶旅行申请表。

根据美国国税局的规定，为了符合真实的商业目的，配偶的存在必须对员工履行其大学职责的能力至关重要（而不仅仅是有益）。配偶提供一些附带服务（比如打笔记）和/或陪同雇员参加午餐和晚餐不是真正的商业目的。陪同配偶的真实商业目的必须清楚地记录在批准的配偶旅行申请表上，该申请表必须附在员工的旅行和商业费用报告上。在这种情况下，雇员不会承担任何税务后果。在某些情况下，可能会确定配偶代表大学参加特定活动是可取的，而不是出于真正的商业目的。在这种情况下，根据美国国税局的规定，配偶的旅行费用报销将作为应纳税的“附加福利”包括在雇员的应纳税工资中，并将扣缴相应的税款。

在所有其他情况下，配偶的旅行和娱乐费用将由员工个人承担。

国际旅行注意事项

旅行者有时被要求进行国际旅行。根据联邦政府拨款或合同进行国际旅行时，旅客必须遵守“美国飞行法”，该法案要求旅客在预订国际航班时使用经批准的美国国旗航空公司。欲了解更多信息，请访问波士顿大学旅游网站。

根据旅行目的地的不同，国际旅行可能会有额外的风险。波士顿大学全球计划提供国际旅行安全提示和清单，帮助旅行者评估风险，找到减轻风险的方法，并为旅行做好准备。旅行者可以找到有关金融、健康、安全、安保和保险方面的信息。访问网站获取更多信息，如有任何问题或疑虑，请联系全球计划。

根据大学的国际旅行风险政策，波士顿大学的旅行者可能被要求在全球计划中注册大学赞助的国际旅行，并有足够的健康保险和紧急旅行援助服务。

健康保险和紧急旅行援助服务大学为所有因大学业务在国际旅行的教职员工提供紧急旅行和疏散援助保险，并鼓励BU教职员工在海外期间审查他们的健康保险福利。学生必须在国外购买医疗保险和紧急旅行援助保险。有关这些服务和计划的更多信息，请访问全球计划网站的保险部分。

所有国际旅行的本科生和澳门威尼斯人注册网站研究生必须在预计出发日期之前在大学的学生旅行登记处登记。有关旅行登记的信息可以在全球计划网站上找到。

大学资助的教职工国际旅行需要注册，强烈鼓励教职工国际旅行注册。教职员工的注册是通过使用差旅申请功能的大学费用管理系统完成的。

有关国际旅行风险的更多信息，请参见“相关政策”部分的国际旅行风险政策。

外币

大学要求在提交费用报告时将在国外发生的所有费用转换为美元（因为美元是大学的功能和报销货币）。学校将不偿还外币资金。费用管理系统根据发生费用的地点和日期自动将货币转换为美元。旅行卡上的任何费用将自动以美元形式记入个人的费用报表中。

随团旅游

所有团体旅行的安排必须使用大学的旅行卡支付费用。例外情况必须得到学校/学院/单位院长或副校长的书面批准。不使用大学旅行卡的原因必须在批准备忘录中注明，并附在费用报告中。

非雇员/客人/访客

非员工没有资格获得大学旅行卡，也没有在费用管理系统中输入费用的个人资料。非雇员包括学生（澳门威尼斯人注册网站研究生和本科生）、访问澳门威尼斯人注册网站、第三方承包商、潜在雇员和其他一般大学客人和访客。这些个人必须与部门主管合作，预订、资助和报告所有旅行安排和相关业务费用，以便这些费用有资格获得大学报销。一旦批准，非员工将通过支票报销。非员工应联系完成费用报告的部门管理员，以检查提交报告的进度。

潜在员工面试/招聘

所有未来员工面试的行程都应由接待来访者的主管部门直接预定。所有的旅行安排应通过大学的旅行社预订，所有的招聘旅行安排必须使用大学的旅行卡支付。

移动/搬迁援助

如果得到学校/学院/单位院长或副校长的批准，员工/潜在员工可以获得搬家和搬迁援助。考虑到美国国税局澳门威尼斯人注册应税和非应税搬家费用的规定的复杂性，部门管理人员应联系应付账款以解决任何问题，以避免员工意外扣缴税款。

为了方便报销，费用必须由部门管理员在费用管理系统中对尚未在工资系统中建立的个人进行报告。

额外通勤

要求通勤距离超过“正常”通勤距离的员工有资格按照美国国税局的标准费率报销里程。“正常”通勤被定义为员工通常从他或她的主要住所到工作地点的距离。这必须在费用报告中通过额外距离和额外通勤的业务原因的证据来支持。

业务费用政策

 

其他业务费用

虽然波士顿大学的大多数采购应该通过梗市场或大学PCard完成，但有时，情况可能要求教职员工用自己的资金进行商业采购。(注意;大学旅游卡可用于符合资格的商务开支；旅游卡持有人如不能使用梗狗市集或旅游卡，可使用旅游卡。)常见的费用类别以及相关的文件和批准要求如下。

a.会费

为商业、娱乐、娱乐或任何其他目的而组织的俱乐部所缴纳的个人会费一般不予偿还。如果院长或单位副总裁批准例外情况，报销将从应税收入中排除，但仅限于费用用于商业用途（如国税局要求）。在要求报销时，必须说明公务和个人使用之间的费用分配情况，并说明公务目的。如果雇员没有证明其商业目的，所支付的会费总额将被视为补偿，并在雇员的W-2表格上报告所需的工资税预扣。

注：专业协会、组织或机构的会员资格是雇员工作的要求，并经其部门批准，是可报销的，不应纳税。

b.给员工的礼品和奖励

请参阅下面相关的“文件和政策”部分。

c.电话费和电信费

请参阅下面相关的“文件和政策”部分。

d。供应

用品应使用梗市场或p卡购买。旅行期间所需的用品应在旅行出发日期之前使用这些方法之一购买。要确定使用哪种采购方法，请参见相关文件和政策一节中的“支付政策”。如果在商务旅行期间必须购买用品，旅行者应在其旅行费用报告中包括购买，以获得报销。旅行中购买的用品必须是出于合法合理的商业目的。

e.当地差旅费

波士顿大学购买卡（“p卡”）不应用于资助波士顿/布鲁克林/剑桥地区以外的旅行费用。有关可以用P-Card购买的物品的更多信息，请参阅P-Card政策。允许使用p卡支付不超过50美元的本地旅费。常见的用途包括本地交通服务（例如MBTA费用、出租车服务或大学特快专车服务）。如果使用这些本地旅游服务的个人持有大学旅游卡，这些费用也可以使用该卡收取。大学旅行卡是大额消费的首选卡。波士顿大学客人的当地住宿和交通不应由大学p卡预订、担保和支付。旅行卡应用于上述目的。

费用报告流程

所有差旅和商务相关费用（不包括使用p卡和/或零用现金购买的费用）必须使用大学的费用管理系统，即“同意差旅和费用”（通过BUWorks门户网站访问）进行电子处理。该系统为员工提供了一个高效和简化的流程来报告差旅和业务费用，并根据大学的可持续发展倡议减少了纸张的使用。

雇员有时可能会代表大学承担小额开支。为了减少联合国大学的行政费用，小额的报销要求应尽可能合并，或在一份费用报告中报告多次旅行；一般来说，旅行和业务费用报销请求应该被保留，直到每个报告的报销请求总额达到或超过25美元时才进行处理。对于30天内（每份报告）少于25美元的可偿还费用，应考虑使用p卡或部门一级的零用现金作为另一种偿还方法。

费用报告只应在费用发生后或旅行者旅行归来时提交。请参阅本政策的旅行预支部分，以了解可能需要旅行预支的罕见情况。

在完成费用报告时应使用以下流程：

a.提交费用报告

所有费用报告必须使用大学的费用管理系统以电子方式提交。费用按实际成本或每日津贴报销（在某些情况下，请参见“每日津贴”部分），并且必须在旅行返回或发生业务费用后30天内报告。

及时提交报告

旅行报告必须在每次旅行结束后30天内提交。差旅报告迟交会导致财务报告不准确，并使部门和大学资源的中央管理更加困难。为了尽量减少迟到的差旅报告以及相关的对员工和学校的负面影响，差旅部承诺每周跟进拖欠费用30天或以上的员工及其主管。

对于超过60天的逾期报告，信用卡将被“保留”。根据美国国税局责任计划的规定，在120天后，这些金额将被视为W-2表格上的应税补偿，并受到适当的预扣税款的约束。

示例：2月1日，一名员工因大学公务出差，并在大学旅行卡上支付了总计600美元的机票费用。截至3月1日，尚未提交任何旅行报告。在4月1日之前，旅游部每周都会联系员工和主管，提醒他们及时完成并提交旅行报告；如果该员工在4月1日之前没有回应，也没有提交报告，该旅行卡将被置于“等待”状态。6月1日之后，这些金额将被记入部门的默认成本中心，将被视为对员工的应税补偿，并将包含在员工的W-2表格中。

该报告必须在员工寻求报销时完成。该报告还必须填写，以记录预支的使用情况，或记录大学旅行卡上的支出，即使旅行者不欠任何报销。由于非员工无法访问费用管理系统，所有必需的文件必须提供给部门管理员，以完成费用报告流程，以便及时报销（见“非员工/客人/访客”部分）。

b.收货文件

超过25美元的费用必须在费用管理系统中以电子方式提交分项收据。收据文件应支持以下信息：

  • 商家/服务提供商的名称
  • 收费（包括酬金）
  • 交易的细节
  • 付款方式
  • 交易日期

如果分项收据不可用，或者丢失了，旅行者必须在费用管理工具中填写一份遗失收据宣誓书，记录费用项目的日期、地点、人员、用途和费用。如果没有分项收据，或丢失了，下面是一些适当的替代文件的例子，可以附在费用报告上：

  • 收据正本副本（传真、电邮、扫描件、影印本）
  • 会议手册（必须在费用报告中支持费用）
  • 行程（提交每日费用时）

信用卡对账单或已注销的支票不是有效的单据形式，不能作为支出的证明。

有关保留原始文件的指导，请参阅大学的记录保留政策。

c.处理旅行卡费用并获得报销

为了更快、更方便地报销，差旅人员应该在BUWorks门户的Employee Self-Service中提供适当的银行信息，以便直接存入所有业务费用报销。所有选择不直接存款的非雇员和个人，将通过旅游部门以支票方式报销；支票将邮寄到大学记录的旅行者家庭住址。

d.审批流程

旅行者可能不会批准报销或处理自己的旅行/商务费用。所有完成和提交的费用报告将自动转发给旅行者的主管和所有适用的财务审批人进行审查和批准。

如果Traveler在费用报告中收取多个成本对象，则该报告将需要每个成本对象的财务审批人的批准。如果费用报告收取的成本对象没有专门的财务审批人，则报告将自动路由到差旅部门进行审查和批准（这种情况应该很少发生）。如果差旅人员收取联邦补助金，并要求提供主要澳门威尼斯人注册网站研究者（PI）批准的文件，则差旅人员应手动将完整的费用报告发送给工作流程中的相应人员。提交的费用报告和联邦补助金费用由奖励后财务运营（PAFO）每季度审查一次。

遵守政策

 

违反

违反本政策将被调查，并可能导致以下一项或多项澳门威尼斯人注册行动：

  • 延迟或拒绝报销费用
  • 强制参加额外的培训课程
  • 撤销旅行卡特权
  • 撤销审批人签署权（仅限审批人）
  • 纪律处分，直至并包括解雇
  • 退还已记入旅行卡内的个人/不可容许的开支
  • 刑事起诉

严重违规行为可提交给大学人力资源办公室进行进一步审查（CRC: 617‐353‐2380 / Med: 617‐638-4610）。

违反政策包括但不限于：

  • 申请个人购买的报销
  • 购买被定义为不允许/不可报销的物品（见附录A和B的常见例子）
  • 提交差旅和商务费用，但没有必要的收据文件（或准确的收据文件）
  • 未及时偿还学校未使用的预支款项或旅行卡的个人费用
  • 与他人共用旅行卡或卡号
  • 被停职或被解雇的员工使用旅行卡

有关使用旅行卡的其他限制，请参阅旅行卡政策。

资源

 

工具

大学的旅游服务网站提供了许多资源，以帮助旅客作出旅行安排。资源包括:

  • 旅行小贴士/最佳实践
  • 旅行社联系信息-大学旅行社服务是安排所有旅行的首选方式，包括机票和住宿。
  • 大学认可和首选供应商名单
  • 国际旅行注意事项
  • 形式/应用程序
  • 在线培训

该网站的网址是/travelservices

相关文件及政策

配偶旅行申请表旅行预付卡政策和程序国际旅行风险政策大学提供的移动设备政策礼品、奖品和奖励对员工的税收政策

其他链接:

联系人

名字 标题 电话/邮件
丹尼斯·格林 支付服务高级总监 617 - 353 - 3046
degreene@bu.edu
马特·艾布拉姆斯 助理副总裁，薪资服务部 617-353-6600,
abramsm@bu.edu
雪莉罩 卡服务专员，采购和采购-旅游 617-353-6698
smoore@bu.edu
米兰追逐 助理总监，旅行和卡服务，采购和采购-旅行 617-358-8065
cmilanes@bu.edu
凯文·纳尔逊 助理副总裁，负责全球项目，全球项目财务和运营 (617) 358 - 4819
knelson@bu.edu
兰德尔·摩尔 副总裁兼首席采购官 617-353-2370,
rcmoore@bu.edu
平等机会办事处（EOO） 平等机会办事处（EOO） 617-358-1796
eoo@bu.edu
吉姆•多诺休 风险管理助理副总裁 617-353-3020
jdonohue@bu.edu
格雷琴哈 公司助理副总裁预算，计划和商业事务、运营、财务分析与分析 617-358-6361
hartigan@bu.edu
妮可Tirella 高级副总裁，首席财务官和财务主管 617还是353还是1055,
ntirella@bu.edu
布莱恩
唐纳森		 副校长兼大学财务总监 briand1@bu.edu

 

附录A

以下是一些常见的旅行/商务费用类型，以及大学是否认为可以报销。如果有任何澳门威尼斯人注册旅行/商务费用是否可报销的问题，请联系旅游部门。

描述 申请发还款项的资格
用餐小费（小费应在用餐收据上注明） 是
行李员、行李员、搬运工等的小费。 是
货币转换 是
旅行支票费 是
如因业务需要寄送包裹，需支付隔夜送达/邮资/空运费用 是
为采购政策所涵盖的合同服务或商品所支付的款项 否
个人支出 否
旅行出发前的商务办公费用（应使用PCard或Terrier Marketplace） 否
飞行保险。（大学为全职员工提供全面的旅行意外保险。） 否
旅行时的私人电话 否
个人娱乐费用 否
出差期间与个人/假期有关的费用 否
7天以内出差期间的洗衣和干洗 否
罚款及罚则 否
违章停车、交通罚单或其他机动车违法行为 否
在性质或金额上出现不合理的事项 否
信用卡年费或奖励计划费用 否
个人信用卡拖欠费和金融费用 否
超重行李费，或遗失行李及其内装物的补偿费 否
航空旅行舱位升级＊ 没有*
汽车/航空/铁路俱乐部会员资格 否
手机租赁或与租车一起使用 没有* *
家庭互联网接入和流媒体服务 否
通过大学提供的软件升级（如Zoom， Teams） 否

*升级不报销，除非有真正的大学商业目的和事先书面批准（见机票部分的旅行和商务费用政策）。**除非院长或副校长事先批准国际旅行，否则不予报销。


附录B

以下是一些常见的旅行/商务费用类型，以及它们是否可以在赞助项目（即联邦补助金）下报销。如果对这份清单有任何疑问，或者其他澳门威尼斯人注册你的资助或合同中哪些是可报销的，哪些是不可报销的问题，请联系Post Award Financial Operations。

描述 按资助项目发还款项
托运行李费 是
超重行李费 是
超大行李费 是
更改的费用 是＊
路边值机费 是
燃油附加费 是
确认当天待机费用 是
纸质门票费用 是
当配偶正式代表大学时，配偶旅行 是
座位的费用 是的*
升级费用，包括高级经济舱 是的*
毯子的费用 是的*
枕头的费用 是的*
代码共享航班时，指定代码是国外承运人（代码共享是一种机制）
由美国认证的航空公司在外国航空公司的飞机上租用舱位)		 是的*
酒精 是的*
准学生访问 是的*
筹款 是的*
资源开发旅游 是的*
娱乐 是的*
代替酒店住宿的礼物或惯常的礼物 是的*
常旅客里程费 否
因不合理未能取消交通或酒店预订而产生的费用 否
违反汽车规定的罚款，包括停车罚单 否
个人汽车维修、保险免赔额和附加费 否
车票、现金或财产丢失或被盗 否
旅游意外保险保费 否
与出差任务没有直接关系的费用 否
酒店电影租赁和飞机耳机 否
常旅客机票和/或常旅客里程费用 否
化妆品项目 否
药物治疗 否
临时受抚养人护理 没有*
健身俱乐部费用 否
与商业无关的杂志、报纸和书籍 否
另外为国内旅行购买了租车保险 否
个人信用卡拖欠费或金融费用 否
旅游保险（行程保障或行程取消保险） 否

*由波士顿大学报销，但如果没有赞助商的具体批准，赞助项目无法报销-如有任何问题，请联系奖励后财务运营。

澳门威尼斯人注册本政策的其他资源

本政策是财务和行政政策手册。

 

相关政策及程序

来自BU旅游服务网站的相关资源