2019冠状病毒病后的会议将是什么样子？
通过 Leora Halpern Lanz, ISHC
2019冠状病毒病后的会议将是什么样子？当我们从身体距离中走出来，走向“新常态”时，我们如何见面？
就在上个月，我们学院举办了一场以“颠覆时代的领导力”为主题的酒店业领导力峰会，这是多么令人不安和讽刺啊。在一百万年的时间里，任何人都不会想到会发生破坏，迫使我们取消这一活动，或者更可怕的是，破坏会表现为一场全球健康危机。在过去的十年里，直到2020年3月，酒店业的颠覆包括技术、替代形式的住宿或送餐、在线旅行社平台和新的分析方法等。目前的情况，从来都不是形势雷达上的一个光点。
会议向前推进的准备工作和风险
随着活动日期的临近，所有后勤工作都已到位，准备就绪，但有关病毒传播的消息迅速使我们进入危机模式。我们采取了记录和直播活动学习过程的措施，为那些不舒服的人提供便利。在整个会场都安排了充足的洗手站，甚至在登记处和其他桌子上泵送了一瓶洗手液。会议期间印制了鼓励经常洗手和不鼓励握手的标志。额外的酒店澳门威尼斯人注册被安排到浴室进行持续和明显的清洁。午餐的设置从自助餐和自助服务改为预先包装的盒饭和员工参加的咖啡站，以防止多人处理服务工具。讨论中考虑减少每张桌子上的人数。
有这么多改动要做，这感觉有多冒险啊。如果与会者在不知情的情况下携带了病毒怎么办？如果参与者的健康状况不是最佳的，但仍然参加了呢？如果演讲者，赞助商，客人，酒店员工，生病了并最终追踪到我们的活动呢？当时，当我们展望未来，意识到我们的学生群体会发生变化，其他行业活动可能会重新安排在未来指定的时间段；因此，在我们的情况下，取消是正确的决定。
拥有共同兴趣爱好的大批专业人士聚集在一起——建立网络、学习、制定计划——的能力目前已经消失了。不可理解的是，美国运通（American Express）去年刚刚发布了2019年全球会议和活动预测，并指出“在经济衰退威胁全球会议和活动行业十年之后……北美的会议和活动行业似乎健康而强劲……在过去的两次经济衰退中，人们一直猜测虚拟会议将取代相当大比例的面对面会议活动（从而降低成本），但这种猜测从未出现过。”虚拟能力仍然是全面会议战略的重要组成部分，但持续增长支持北美人在可能的情况下更喜欢亲自会面。”
如果这是不可能的呢？
重新想象会议
过去几周的就地避难命令和相隔6英尺的指导方针，使我们每个人都能停下来，思考和欣赏对我们所有人都如此有意义的个人价值观。（注10）作为一个人类物种，与家人和朋友在一起对我们来说是如此重要（bbvaopenmind.com，社会化生物学）。“我们的个人和职业成就在很大程度上是由他人的认可和认可推动的。”作为人类，我们成功适应的能力归因于我们如何与他人“互动和合作”。
因此，随着我们从日常忙碌的“正常”活动中解脱出来，我们现在必须创造性地想象一下会议可能是什么样子。作为酒店专业人士，我们有责任帮助塑造专业聚会并为其提供便利，从而确保安全、舒适、有价值、富有成效的会议和成功的活动。随着州长和疾病控制与预防中心的指导方针被解除，我们是否可以立即恢复会议，以类似于我们学校上个月计划的活动的形式？我们的活动是否会以不同的方式运作，将我们如此迅速适应的在家虚拟会议的技术工具纳入其中？会议是什么样的？
大流行后不久
国际会议专业人士（MPI）是全球最大的活动和会议协会。该组织为该行业的发展发声。mpi.org）. MPI仍计划于2020年6月（截至4月14日）在德克萨斯州举办世界教育大会（WEC），正如其网站上所示，随着计划的推进，“将继续高度重视促进措施，确保现场每个人的最佳健康和卫生条件”。因此，似乎这个行业盛会，只有两个月的时间，仍将向前推进；其他大型酒店（投资）会议正在考虑推迟，还有一些会议最近从推迟到完全取消。
未来的会议肯定会讨论一些项目，尽管这些建议到目前为止不一定是受到当前大流行的启发：
- 需要制定危机沟通计划，以便活动组织者能够通过多种渠道迅速联系到所有利益相关者，分享统一一致的信息。
- 风险评估和应急准备必须列入规划和执行任何事件的战略。
- 安全提示必须与与会者分享；通过社交媒体、数字宣传品、在线视频分享经常洗手、呼吸卫生、何时就医等信息。
- 合同中的不可抗力条款将非常仔细地编写，以便在诸如流行病等意外或有害的情况下保护计划人员。
- 大型活动的策划者将考虑保险，以避免取消活动或其他相关费用。
那么，COVID-19如何改变短期会议？
- 当参与者到达现场时，我们需要测量体温吗？
- 空气拥抱和肘部碰撞应该是首选的问候方式吗？
- 会议的部分内容可能留在现场，而其他部分将在网上。如果会议被直播，让那些不愿意继续旅行的与会者仍有机会学习，我们也不要感到惊讶。
- 如果减少分组会议，增加虚拟活动，会议的运营成本可能会降低。另一方面，我们是否需要将一般会议分成三个房间，并使用技术使所有人都能听到演讲者的声音？
- 我们是否期望放宽取消和减员政策？
- 选择的食品和饮料都是预先包装好的。传递的开胃菜和手指食品将不再流行。
- 与生俱来的商务握手习惯将被礼貌的“合十礼”或不舒服的肘部碰撞所取代，以避免皮肤接触。
- 抵押品和营销材料将是纯数字的。
- 洗手泵将是所有桌子上或所有行李袋里的宝贵设施。
- 会议和活动策划者将敦促酒店和场馆在现场公开分享客房管理和沟通活动。
- 我们是否需要更大的场地来容纳保持社交距离的座位？
大流行结束很久了吗？
协会实验室最近进行的一项调查发现，“鉴于COVID-19对面对面/面对面会议的影响，任何没有等于或大于预期会议结果的协会都可以被指定为‘风险’。”（pcma.org）。调查还表明，虚拟赛事将是（协会）向前发展的主要战略。
亚洲美国酒店业主协会（AAHOA）会议副主席Akshar Patel每年都会召集世界上最大的会议：8000家酒店业主齐聚一堂，分享酒店房地产的最佳运营和投资实践。帕特尔说：“现在是时候让活动专业人士和服务提供商开始就大流行后的活动空间进行合作了。我们需要讨论什么条件可以让我们的行业成功地重新启动。合同将如何构建？场馆、供应商和组织会考虑哪些问题？各方必须采取哪些措施，让与会者感到足够舒适，以克服对这次大流行不可避免会出现的大型聚会的厌恶？
他继续说：“我预计，随着企业慢慢重新开业，谨慎的公众开始从居家令中走出，我们很可能会看到安排小规模的活动和会议。”“我认为，许多业内人士都会关注这些活动，也许会把它们视为一个测试阶段，让我们了解人们将如何看待大型聚会，以及活动协调员可以采取哪些措施来确保与会者的健康、幸福、舒适和信心。”
Hotel News Now驻伦敦记者Terrence Baker在报道由Bench Events组织的第一次在线酒店会议时表示：“这些（在线会议）都不会取代原来的会议方式，也没有人希望它取代，所以希望我们都能尽快离开在线会议世界。”
从长远来看，COVID-19将如何改变会议领域？
- 会议将更加强调和努力支持我们现在比检疫前更珍视的价值观：可持续性、环境友好性、健康和保健。
- 与会者的注册可能会全部转移到网上，从而缓解人们对保持身体距离的担忧。大会是否会开发一个应用程序来简化注册、沟通和信息流程？
- 与会者可以放心地看到，戴着口罩和手套的家政人员一直在房子前面，而不是在幕后。我们将欣赏场馆在清洁和卫生方面表现出的责任。
- 自助餐将成为古老的餐饮历史；咖啡馆将配备人手；零食和休息时间将单独包装。
- 分级定价可以成为一种标准，为现场和远程与会者提供不同的费率。
- 会议策划者已经在活动前后将目的地的到达和离开作为活动体验的一部分，他们将积极主动地与当地会议和旅游局合作，以确保与会者在访问期间的旅行部分感到舒适。
- 虽然大型的会议和研讨会会预先安排医务人员，但现在小型的研讨会或研讨会也可能会安排一名现场医生。
- 新赞助商的机会出现了。对于招待活动，许多公司让员工休假，因此赞助支出可能看起来微不足道，可能会减少或完全削减。也许清洁用品、视听或技术公司、健康和保健品牌、消毒剂和食品包装公司可能更愿意参与活动？考虑赞助领域的新进入者。
- 或者随着新情况的出现，我们是否会恢复一些正常的会议，把我们的注意力从这个问题上转移开？
在Unique场馆首席执行官Chuck Salem最近安排和推动的虚拟讨论中，小组成员Tiffany Melton， CMP， SPARGO公司战略会议管理副总裁，是美国最大的独立拥有的全方位服务活动管理公司，分享了会议恢复的有用建议。梅尔顿警告说，我们不指望活动能够立即恢复到2019年之前的能力或计划。会有更少的人参加。规划混合式会议（面对面会议与在线虚拟节目相结合）可能会成为常态，而且从积极的方面来看，它允许更广泛的参与。最终，业务会恢复，但这可能是分阶段的，而不是突然的。
塞勒姆说：“尽管目前存在不确定性，但我们承认，在C19会议之后，我们见面的方式、见面的地点和会面的方式产生了化学反应，但还是有令人鼓舞的迹象。”在最近对300多名策划者进行的一项调查中，20%的人表示，他们认为危机后计划的活动数量减少了。在同一项调查中，50%的计划者表示，他们预计计划的活动数量将保持不变。然而，最令人鼓舞的是，30%的策划者表示，他们计划的活动和会议数量将会增加。因此，作为一个行业，我们必须积极创新会议方式，以适应C19危机的后果，并为我们的合作伙伴提供领导。”
我们将何去何从？
根据独立的全球公共事务和战略传播咨询公司安可国际（APCO Worldwide）的一项澳门威尼斯人注册网站研究，超过3亿美国人发现自己在家工作，83%的人表示他们怀念亲自参加商务会议和会议。78%的人表示，当COVID-19的威胁过去并且安全后，他们计划参加尽可能多或更多的活动。所以现在是时候开始想象你的会议将会是什么样子，以确保一个安全、健康和积极的经历。将这段不确定时期转变为重新想象和创新的篇章。
引用:
Gambuto, Julio Vicent（4.10.2020）。准备好终极煤气灯吧，我的朋友们，你没有疯。Forge.Medium.com。
伊萨·朱瓦内（2019）。美国运通全球会议和活动预测。
BBVAopenmind.com（2017年10月）。社会化生物学：连接机制。
www.mpi.org
Bergeron,保罗。(2020)。澳门威尼斯人注册COVID-19对协会影响的新澳门威尼斯人注册网站研究指出了前进的方向（PCMA.org）。
帕默,亚历克斯。（2020年4月10日）Northstarmeetingsgroup.com。在冠状病毒时代，美国人错过会议
特伦斯·贝克（2020年4月13日）Hotelnewsnow.com。流感大流行期间首次在线会议成功举行。
Leora Halpern Lanz, ISHC 他是波士顿大学酒店管理学院（BU SHA）的市场营销系教授，也是酒店管理硕士（MMH）项目的主席。她也是LHL Communications的负责人，这是一家专注于酒店营销传播、品牌推广和媒体咨询的公司。她在酒店咨询巨头HVS担任了15年的全球营销总监，在ITT喜来登担任了近10年的纽约公共关系和广告区域总监，并在大波士顿会议和旅游局担任了近5年的公共关系总监。